Dokumente elektronisch siegeln: Siegelkarte oder Fernsiegel – welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? - secrypt GmbH

Dokumente elektronisch siegeln: Siegelkarte oder Fernsiegel – welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Wer kennt ihn nicht – den guten, alten Firmenstempel? Immer noch ist er, neben dem klassischen Behördenstempel, fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Unternehmen, Behörden und Organisationen, die ihren Unterschriftenprozess digitalisieren möchten oder müssen, übersehen oft die Möglichkeit, auch den Firmenstempel durch ein E-Siegel zu ersetzen.

Das qualifizierte elektronische Siegel sorgt nicht nur dafür, die Digitalisierung voranzutreiben, sondern stellt den Ursprung (Authentizität) und die Unversehrtheit (Integrität) von Dokumenten sicher. Damit entspricht es den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (Artikel 35) und ist ein EU-weit anerkanntes Signaturwerkzeug für juristische Personen. Kurz gesagt: Das E-Siegel ist das Pendant zum Firmenstempel oder Behördensiegel und ihm kommt eine gleichwertige Bedeutung zu.

Für die Erstellung eines elektronischen Siegels wird eine Siegelsoftware benötigt. Je nach Projektgröße oder passend zur bestehenden IT-Infrastruktur können Unternehmen aus verschiedenen Lösungen wählen. Zusätzlich ist eine Siegelkarte und ein Lesegerät oder alternativ ein Authentifizierungszertifikat (Siegeln per Fernsiegel) notwendig. Sowohl das Siegeln per Siegelkarte als auch via Fernsiegel stellen die Herkunft des Dokuments und die Unversehrtheit des Inhalts sicher.

Doch worin genau unterscheiden sich das elektronische Siegel von der elektronischen Signatur? Bei welchen Anwendungsfällen kommt das Siegel zum Einsatz und welche Technologie ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Wir zeigen die Unterschiede, erläutern typische Einsatzszenarien und vergleichen Siegelkarte und Fernsiegel miteinander.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einem elektronischen Siegel?

Eine elektronische Signatur wird von einer natürlichen Person eingesetzt, um die persönliche Unterschrift zu ersetzen. Die qualifizierte elektronische Signatur wird also persönlich z. B. vom Mitarbeitenden, Geschäftsführenden oder Prokuristen genutzt, um rechtsgültig zu unterzeichnen.

Im Gegensatz dazu wird das elektronische Siegel von juristischen Personen eingesetzt. Unternehmen, Behörden oder Vereine siegeln Dokumente elektronisch anstatt mittels eines Firmen- oder Behördenstempels.

Der Hauptunterschied liegt demnach in der Art des Unterzeichnenden. Aber auch die Anwendungsfälle unterscheiden sich. Die Wahl zwischen beiden Werkzeugen hängt daher vom spezifischen Anwendungsfall, aber auch von der Notwendigkeit einer persönlichen Unterschrift ab.

Einsatzbereiche für das E-Siegel können sein:

Automatisiert erzeugte Rechnungen
Entlassbriefe im Gesundheitswesen
Urkunden, Zeugnisse & Beglaubigungen
Bescheide von Behörden
Angebote und eVergabe-Unterlagen

Einsatzbereiche für die E-Signatur sind beispielsweise:

Arbeitsverträge und Vereinbarungen
Behördliche Veröffentlichungen, Bekanntmachungen und Bescheide
Gutachten, gerichtlicher Schriftverkehr, notarielle Beglaubigungen
Verträge mit hohem Finanz- und Haftungsrisiko

Warum werden Dokumente mit einem elektronischen Siegel versehen?

Organisationen müssen täglich sicherstellen, dass digitale Dokumente nicht manipuliert werden und ihre Herkunft zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Qualifizierte elektronische Siegel gewährleisten genau das: Jede Änderung an einem gesiegelten Dokument macht das Siegel ungültig. Darüber hinaus bietet es weitere Vorteile:

✅ Rechtswirksam: Anerkannter Nachweis über Herkunft der Dokumente und Unversehrtheit der Dokumenteninhalte
✅ Effektiv: Keine Medienbrüche in elektronischen Geschäftsprozessen
✅ Rechtssicherheit: Standardkonforme und rechtssichere Prozesse
✅ Zertifiziert: Höchste Datensicherheit, gewährleistet durch Vertrauensdiensteanbieter, wie z. B. D-Trust (das Trustcenter der Bundesdruckerei)
✅ Flexibel: Für viele verschiedene Anwendungsfälle (Rechnungen, Bescheide, Urkunden, etc.)
✅ Zeitersparnis: Ausdrucken, Stempel und Archivieren entfällt
✅ Kostenersparnis und Ressourcenschonend: Papierloser Prozess

So funktioniert die Siegelkarte

Je nachdem, in welchem Umfang Organisationen ihre Dokumente mit einem elektronischen Siegel versehen möchten, kann zwischen einer Einzel- und Multi-Siegelkarte – eines Vertrauensdiensteanbieters (VDA) sowie zwischen unterschiedlichen Kartenlesegeräten gewählt werden. Die Siegelkarte ist das Speichermedium für das Siegelzertifikat und den privaten Schlüssel, der technisch erforderlich ist, um den Siegelvorgang zu ermöglichen. Des Weiteren wird eine Siegelsoftware benötigt, um das Siegeln durchzuführen. Die secrypt GmbH stellt für jedes Szenario verschiedene Siegelsoftware-Lösungen zur Verfügung, je nach Siegelvolumen, persönlichen Präferenzen und vorhandener IT-Infrastruktur.

Beim Siegeln von einzelnen Dokumenten kommt eine Einzel-Siegelkarte zum Einsatz. Es muss bei jedem Siegelvorgang die PIN der Siegelkarte eingegeben werden. Daher empfiehlt sich diese Lösung vor allem dann, wenn nur ab und zu einige wenige Dokumente gesiegelt werden müssen. Für diesen Prozess können Unternehmen zwischen der Client-Lösung digiSeal^®office oder der Web-Lösung digiSeal^®web wählen.

Sind regelmäßig eine große Menge an Dokumenten (25 oder mehr Dokumente) zu siegeln ist eine Multi-Siegelkarte zu empfehlen, die das Siegeln in einem Stapel – bei nur einmaliger PIN-Eingabe – ermöglicht. In diesem Fall stellt die secrypt GmbH digiSeal^®office pro oder digiSeal^®web zur Verfügung.

Bei Tausenden zu siegelnden Dokumenten ist eine serverbasierte Siegelsoftware die beste Lösung. Je nach erforderlicher Leistungsfähigkeit kommen eine oder mehrere Multi-Siegelkarten und die entsprechende Anzahl an Kartenlesegeräten zum Einsatz. Bei hochvolumigen Prozessen kann statt der Siegelkarte ein Hardware Security Module (HSM) sinnvoller sein. Es ist eine leistungsstarke Alternative zu den Siegelkarten. Egal ob mit oder ohne Siegelkarte – bei solch großen Projekten wird die Siegelsoftware digiSeal^®server eingesetzt.

Vorteile

✅ Keine Transaktionsgebühren
✅ Gültigkeit der Siegelkarte bis zu 3 Jahre
✅ Lokale Nutzung ohne Internetverbindung
✅ Volle Kontrolle über das Siegelzertifikat

Nachteile

❌ Anschaffungskosten für die Hardware
❌ Risiko eines Kartenverlusts
❌ Unflexibel für standortunabhängiges Arbeiten
❌ Verwaltung der Hardware erforderlich

So funktioniert das Fernsiegel

Beim Siegeln mit einem Fernsiegel werden weder Siegelkarte noch Kartenlesegerät benötigt. Das Siegelzertifikat befindet sich auf einem Hardware Security Module (HSM) des Vertrauensdiensteanbieters (VDA). Für das Bestätigen des Siegels des VDAs D-Trust ist ein Authentifizierungszertifikat (Qualified Seal ID der D-Trust GmbH) als zweiter Faktor erforderlich. Aus der „Ferne“ lassen sich Dokumente sowohl einzeln als auch stapelweise siegeln.

Wir stellen die webbasierte Siegelsoftware digiSeal^®web zur Verfügung, mit der Unternehmen einzeln und/oder stapelweise Dokumente siegeln können.

Vorteile

✅ Keine Hardware notwendig
✅ Siegelzertifikat liegt beim VDA auf einem Hardware Security Module
✅ Kein Risiko eines Kartenverlustes
✅ Flexibles und standortunabhängiges Arbeiten

Nachteile

❌ Internetverbindung erforderlich
❌ Transaktionsbasiertes Abrechnungsmodell
❌ Abhängigkeit vom Fernsiegeldienst

Siegelkarte oder Fernsiegel – der Vergleich

Kriterium	Siegelkarte	Fernsiegel
Privater Siegelschlüssel	Auf der Siegelkarte	In einem HSM beim Vertrauensdiensteanbieters
Hardware	Kartenlesegerät	Keine erforderlich
Software	digiSeal^®office, digiSeal^®office pro, digiSeal^®web oder digiSeal^®server (je nach Volumen & Präferenzen)	digiSeal^®web
Internetverbindung	Optional (abhängig von der Siegelsoftware) erforderlich	erforderlich
Administration	Verwaltung von Karte, PIN & Kartenlesegerät	Verwaltung des Authentifizierungszertifikats & Berechtigungen des Siegelzugangs
Einsatzbereich	Einzel-, Stapel- & serverbasiertes automatisiertes Siegel	Einzelnes & stapelweises Siegeln
Praktikabilität	Vorwiegend für lokale Arbeitsplätze & automatisierte Hintergrundprozesse („Dunkelverarbeitung“)	Flexibles, standortunabhängiges Arbeiten
Preismodell	Einmalige Anschaffungskosten (Hardware)	Transaktionsbasierte Abrechnung
Rechtliche Sicherheit	Gleich hohe Beweiskraft	Gleich hohe Beweiskraft

Fazit

Das Siegeln per Siegelkarte oder via Fernsiegel sind gleichermaßen eIDAS-konform, EU-weit anerkannt und hinsichtlich ihrer Beweiskraft gleichwertig.

Für Organisationen, die ihre Siegelinfrastruktur lokal betreiben und regelmäßig große Dokumentenmengen verarbeiten, eignet sich die Siegelkarte. Das Fernsiegel hingegen bietet Vorteile, wenn eine flexible, hardwareunabhängige Lösung für standortunabhängiges Arbeiten gefragt ist.

Welche Lösung die richtige ist, hängt also von den individuellen Anforderungen ab. Entscheidend sind insbesondere, die bestehende IT-Infrastruktur, das zu erwartende Siegelvolumen sowie die Ansprüche an Flexibilität und Administration.

Die secrypt GmbH unterstützt Unternehmen bei der Auswahl der passenden Lösung – von der Siegelkarte über das Fernsiegel bis hin zur geeigneten Siegelsoftware – und begleitet sie bei der Einführung effizienter und rechtssicherer Siegelprozesse.

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