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»SRZ und secrypt haben uns sehr kompetent und unkompliziert beraten und bei der Einführung der RESISCAN-konformen Scanlösung unterstützt.«Holger Wiegratz, Sparte Organisation und Personal
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
Motivation
Aktenarchive platzen aus allen Nähten, die Menge an Papierdokumenten mit Aufbewahrungspflicht wächst mit den Jahren, kurz: Archivierungskosten für Institutionen, Unternehmen, die öffentliche Verwaltung, im Gesundheitswesen, bei Sozialkassen u.v.m. explodieren. In der Praxis werden Papierbelege mittels Hochleistungsscannern digitalisiert und der elektronischen Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt.
Vorteile digitalisierter Papierakten
Hoher Beweiswert durch E-Signatur und E-Siegel
Um für mögliche spätere Beweisfälle rechtssichere Dokumente vorweisen zu können, werden die Papierbelege oftmals parallel zum E-Archiv vorgehalten. Durch den Einsatz von E-Signatur oder E-Siegel direkt im Scan-Prozess kann die Papierarchivierung vermieden werden. Der Scan-Operator bestätigt beispielsweise am Ende der Prozesskette mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild bzw. die ordnungsgemäße und vollständige Digitalisierung einer Akte.
Auch E-Siegel sind zur Integritätssicherung einsetzbar. Von Vorteil ist, dass E-Siegel zentral eingesetzt werden können und nicht an jedem einzelnen Scanarbeitsplatz installiert werden müssen.
Zeitstempel sind empfehlenswert, um einen gesicherten Nachweis zum Zeitpunkt des Scannens zu dokumentieren. Das gescannte Dokument ist damit gegen spätere Manipulationen geschützt und das Papieroriginal kann vernichtet werden.
Sichtkontrolle, Stichprobenprüfung und Stapelsignatur
Die digiSeal®-Signaturlösungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Branchenempfehlungen. Sie sind direkt in gängige Scan-Clients integriert und ermöglichen die Sichtkontrolle inklusive Stichprobenprüfung und Stapelverarbeitung.
Zentrales E-Siegel am Server
Die Serverlösung digiSeal®server leistet unter Verwendung eines zentralen E-Siegels (statt vieler personengebundener dezentral eingesetzter Signaturkarten) die Verarbeitung sehr großer Dokumentenmengen. Dabei kann von dezentralen Scan-Stationen auf den E-Siegel-Server zugegriffen werden. Über ein optionales Rechtemanagement kann festgelegt werden, dass nur siegelberechtigte (bzw. siegelführende) Mitarbeiter das E-Siegel auslösen dürfen.
Server-Lösung
digiSeal®server für zentrale automatisierte Prozesse für E-Siegel, E-Signatur, Zeitstempel, PDF/A und mehr
Client-Lösung
digiSeal®check+sign für Sichtkontrolle, Stichprobenprüfung und Stapelsignatur am Scan-Client
Elektronisches Siegel
E-Siegel: Unternehmensstempel und Behördensiegel gemäß EU-Verordnung eIDAS – digital und rechtsverbindlich
Scan-Software mit digiSeal®-Integration
Aufgrund der Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Berücksichtigung spezifischer Prozessanforderungen eines Scan-Arbeitsplatzes oder mehrerer in Kombination, werden die digiSeal®-Lösungen von Scan-Dienstleistern für die Realisierung entsprechender Serviceangebote eingesetzt. digiSeal®-Komponenten sind in die Scanlösungen folgender Hersteller integriert:
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This is where the text for the front of your card should go. It's best to keep it short and sweet.
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Anbieter: Satz-Rechen-Zentrum GmbH & Co. KG
Produkt: Crosscap mit digiSeal-Software
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