.Scannen und Signieren inklusive Integritätsschutz - secrypt GmbH
+49 30 756 59 78-0

Scannen und Signieren inklusive Integritätsschutz - secrypt GmbH

  • Ersetzendes Scannen = Bestandsakten einscannen und entsorgen
  • Signaturwerkzeuge gewährleisten Integritätsschutz und hohen Beweiswert
  • digiSeal Signatursoftware für Clientlösungen und zentrale Serverszenarien
  • In diverse marktgängige Scan-Software integriert und von Scan-Dienstleistern genutzt
  • Gemäß TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und EU-Verordnung eIDAS-VO
  • Für Behörden, Gesundheitswesen und Industrie
  • »SRZ und secrypt haben uns sehr kompetent und unkompliziert beraten und bei der Einführung der RESISCAN-konformen Scanlösung unterstützt.« Holger Wiegratz
    Sparte Organisation und Personal, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Motivation

Aktenarchive platzen aus allen Nähten, die Menge an Papierdokumenten mit Aufbewahrungspflicht wächst mit den Jahren, kurz: Archivierungskosten für Institutionen, Unternehmen, die öffentliche Verwaltung, im Gesundheitswesen, bei Sozialkassen u.v.m. explodieren. In der Praxis werden Papierbelege mittels Hochleistungsscannern digitalisiert und der elektronischen Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt.

Vorteile digitalisierter Papierakten

  • Keine fehlenden Akten und Dokumente mehr
  • Organisationsweite Informationsverfügbarkeit
  • Reduktion von Lagerkosten und Lagerräumen
Scannen und Signieren mit Lösungen der secrypt GmbH

Hoher Beweiswert durch E-Signatur und E-Siegel

Um für mögliche spätere Beweisfälle rechtssichere Dokumente vorweisen zu können, werden die Papierbelege oftmals parallel zum E-Archiv vorgehalten. Durch den Einsatz von E-Signatur oder E-Siegel direkt im Scan-Prozess kann die Papierarchivierung vermieden werden. Der Scan-Operator bestätigt beispielsweise am Ende der Prozesskette mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild bzw. die ordnungsgemäße und vollständige Digitalisierung einer Akte.

Auch E-Siegel sind zur Integritätssicherung einsetzbar. Von Vorteil ist, dass E-Siegel zentral eingesetzt werden können und nicht an jedem einzelnen Scanarbeitsplatz installiert werden müssen.

Zeitstempel sind empfehlenswert, um einen gesicherten Nachweis zum Zeitpunkt des Scannens zu dokumentieren. Das gescannte Dokument ist damit gegen spätere Manipulationen geschützt und das Papieroriginal kann vernichtet werden.

Sichtkontrolle, Stichprobenprüfung und Stapelsignatur

Die digiSeal®-Signaturlösungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Branchenempfehlungen. Sie sind direkt in gängige Scan-Clients integriert und ermöglichen die Sichtkontrolle inklusive Stichprobenprüfung und Stapelverarbeitung.

Zentrales E-Siegel am Server

Die Serverlösung digiSeal®server leistet unter Verwendung eines zentralen E-Siegels (statt vieler personengebundener dezentral eingesetzter Signaturkarten) die Verarbeitung sehr großer Dokumentenmengen. Dabei kann von dezentralen Scan-Stationen auf den E-Siegel-Server zugegriffen werden. Über ein optionales Rechtemanagement kann festgelegt werden, dass nur siegelberechtigte (bzw. siegelführende) Mitarbeiter das E-Siegel auslösen dürfen.


Server-Lösung

digiSeal®server für zentrale automatisierte Prozesse für E-Siegel, E-Signatur, Zeitstempel, PDF/A und mehr

Mehr erfahren

Client-Lösung

digiSeal®check+sign für Sichtkontrolle, Stichprobenprüfung und Stapelsignatur am Scan-Client

Mehr erfahren

Elektronisches Siegel

E-Siegel: Unternehmensstempel und Behördensiegel gemäß EU-Verordnung eIDAS – digital und rechtsverbindlich

Mehr erfahren

Scan-Software mit digiSeal®-Integration

Aufgrund der Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Berücksichtigung spezifischer Prozessanforderungen eines Scan-Arbeitsplatzes oder mehrerer in Kombination, werden die digiSeal®-Lösungen von Scan-Dienstleistern für die Realisierung entsprechender Serviceangebote eingesetzt. digiSeal®-Komponenten sind in die Scanlösungen folgender Hersteller integriert:

Kostenloses Whitepaper

Sicheres ersetzendes Scannen

Whitepaper anfordern

Haben Sie Fragen zum Scannen und Signieren?

Wir beraten Sie gern!