Digitales Vertragsmanagement: Verträge effizient und medienbruchfrei prüfen, freigeben und unterzeichnen - secrypt GmbH

Digitales Vertragsmanagement: Verträge effizient und medienbruchfrei prüfen, freigeben und unterzeichnen

Verträge gehören nicht nur zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens, sondern auch zu denjenigen, die besonders schnell unübersichtlich werden können. Das liegt vor allem daran, dass Verträge häufig viele Prozessschritte durchlaufen: Erstellen, prüfen, intern abstimmen, freigeben, unterzeichnen und archivieren. Werden die einzelnen Schritte mit unterschiedlichen Applikationen und/oder Medien, z. B. E-Mail und Papierdokumenten durchgeführt, entstehen unnötiger Aufwand und Intransparenz.

Oft schwirren unterschiedliche Vertragsversionen in verschiedenen Ordnern durchs Unternehmen, was die Überwachung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen beeinträchtigt.

Ein digitales Vertragsmanagement schafft einen strukturierten und medienbruchfreien Prozess der einzelnen Schritte und sorgt für Struktur und Ordnung.

Doch was gehört alles zu einem digitalen Vertragsmanagement? Welche Vorteile bietet es und wie rechtssicher sind digital verwaltete und elektronisch signierte Verträge? In diesem Beitrag geben wir einen Überblick.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement bezeichnet die strukturierte und softwaregestützte Erstellung, Verwaltung und Finalisierung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus. Es geht also nicht darum, Verträge digital zu speichern, sondern alle Vertragsdaten, Dokumente, Verantwortliche und Prozesse miteinander zu verbinden.

Warum digitales Vertragsmanagement? Typische Herausforderungen

Verzögerungen, erhöhter Abstimmungsaufwand und mangelnde Transparenz sind oft das Ergebnis von analogen oder dezentral organisierten Abläufen innerhalb eines Vertragsprozesses.

Ein digitales Vertragsmanagement fasst diese Abläufe in einen gesamten Vertragsprozess zusammen und macht sie dadurch effizienter, transparenter und nachvollziehbarer. Darüber hinaus unterstützt es Unternehmen, rechtliche und interne Anforderungen einzuhalten und Risiken durch verpasste Fristen oder unklare Zuständigkeiten zu minimieren. Doch welche konkreten Herausforderungen ergeben sich im Vertragsmanagement?

Vertragserstellung: Berücksichtigung aktueller relevanter gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sowie unternehmensinterner Richtlinien
Zusammenarbeit: Einbindung der relevanten internen und externen Vertragspartner
Abbildung des Genehmigungs- und Freigabeprozesses
Überwachung von Fristen und Terminen: Einhaltung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen
Vertragsunterzeichnung: Koordination der Beteiligten, Überwachung des Bearbeitungsstands und Nachvollziehbarkeit des Signaturprozesses

Wie funktioniert digitales Vertragsmanagement?

Der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages wird durch das digitale Vertragsmanagement begleitet. Wie der genaue Ablauf aussieht, hängt vom Unternehmen und der eingesetzten Softwareapplikation ab. Typische Prozessschritte sind:

Vertrag erstellen

Auf Basis standardisierter Vorlagen werden neue Verträge erstellt oder bestehende Verträge digital erfasst bzw. überarbeitet. Notwendige Vertragsdaten wie Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfristen werden hinterlegt.

Vertrag prüfen und freigeben

In einem Vertragsprozess sind oft unterschiedliche Abteilungen beteiligt. Ein digitaler Workflow kann die Zusammenarbeit erleichtern, sodass die jeweiligen Abteilungen einen Vertrag prüfen und freigeben können.
Tipp: Freigaben können schnell und unkompliziert mit der einfachen elektronischen Signatur erledigt werden.

Vertrag elektronisch signieren

Für einen durchgängigen digitalen Vertragsprozess sollten auch die Unterschriften mit einer elektronischen Signatur umgesetzt werden.
Tipp: Lösungen für elektronische Signaturen können dabei in bestehende Vertrags-, Dokumenten- und Workflow-Prozesse integriert werden.

Vertrag zentral verwalten

Die Verträge werden zusammen mit allen relevanten Vertragsdaten in einer digitalen Vertragsakte abgelegt. So sind sie zentral auffindbar.

Fristen und Termine überwachen

Vertragslaufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen und andere wichtige Termine können automatisch überwacht werden. Gleichzeitig können Erinnerungen dafür sorgen, dass die zuständige Person rechtzeitig informiert wird.

Vertrag verlängern, ändern oder beenden

Alle Änderungen, Nachträge, Verlängerungen und Kündigungen lassen sich in den digitalen Vertragsprozess integrieren. So bleibt der gesamte Vertragslebenszyklus langfristig nachvollziehbar dokumentiert.

Welche Vorteile bietet digitales Vertragsmanagement?

Ein digitales Vertragsmanagement schafft die Grundlage für effizientere, transparentere und sicherere Vertragsprozesse. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Abläufen entstehen darüber hinaus folgende Vorteile:

✅Schnelle Vertragsabschlüsse: Digitale Prozesse verkürzen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

✅Reduzierung von manuellem Aufwand: Weniger wiederkehrende administrative Aufgaben durch automatisierte Workflows

✅Mehr Transparenz: Besserer Überblick von Bearbeitungsständen, Zuständigkeiten und Prozessschritten

✅Bessere Zusammenarbeit: Interne Fachabteilungen und externe Vertragspartner werden strukturiert in den Prozess eingebunden

✅Compliance und Sicherheit: Definierte Rollen, Berechtigungen und Signaturverfahren schaffen eine nachvollziehbare Prozessdokumentation

Welche Rolle spielt die elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen sind ein wichtiger Bestandteil eines medienbruchfreien Vertragsmanagements. Sie sorgen dafür, dass Verträge elektronisch unterzeichnet werden können, ohne dass sie ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen.

Durch die Signatur mit personenbezogenen Zertifikaten können sowohl die Authentizität des Urhebers und als auch die Integrität des Dokuments nachgewiesen werden.

Authentizität / Urhebernachweis:
Wer ist der Unterzeichner bzw. der Urheber des Dokuments?
Integrität / Manipulationsnachweis:
Wurde das Dokument nach dem Unterschreiben verändert?

Tipp: secrypt unterstützt Unternehmen dabei, Signaturprozesse digital abzubilden und in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die eIDAS Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) regelt die Anforderungen für elektronische Signaturen in Europa und unterscheidet zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur. Dabei ist die qualifizierte elektronische Signatur die höchste der drei Signaturstufen und hat gemäß Art. 25 Abs. 2 eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. In Deutschland kann die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform unter den Voraussetzungen des § 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wobei dafür eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.

Ist digitales Vertragsmanagement rechtssicher?

Ein digitales Vertragsmanagement macht einen Vertrag nicht automatisch rechtssicher. Entscheidend sind vor allem, die für den jeweiligen Vertrag geltenden gesetzlichen oder vereinbarten Formanforderungen sowie die Ausgestaltung des digitalen Prozesses.

Worauf Unternehmen achten sollten:

Formanforderungen beachten: Für bestimmte Verträge gelten gesetzliche oder vereinbarte Formvorschriften. In jedem Fall sollte geprüft werden, welche Form für den Vertrag erforderlich ist und ob die elektronische Form zulässig ist.
Passendes Signaturniveau wählen: Ob ein Vertrag eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt, oder eine einfache oder fortgeschrittene Signatur ausreicht, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall, den gesetzlichen Formvorschriften und dem gewünschten Nachweisniveau ab. (Ausführliche Informationen und eine Entscheidungshilfe für das richtige Signaturniveau)
Prozesse nachvollziehbar gestalten: Ein digitales Vertragsmanagement sollte nicht nur das finale Vertragsdokument speichern, sondern auch wichtige Informationen zum Prozess, zu den Versionen, Freigaben und Signaturen nachvollziehbar dokumentieren
Rechtlichen Rahmen berücksichtigen: Die eIDAS Verordnung bildet einen zentralen rechtlichen Rahmen insbesondere für elektronische Signaturen. Sie regelt jedoch nicht, für welchen konkreten Vertrag welches Signaturniveau erforderlich ist.

Welche Abteilungen profitieren vom digitalen Vertragsmanagement?

Da nahezu jeder Unternehmensbereich mit Verträgen arbeitet, ist das Vertragsmanagement keine reine Aufgabe der Rechtsabteilung. Viele Abteilungen profitieren durch automatisierte Prozesse:

Rechtsabteilung

Die Rechtsabteilung kann auf zentrale Vertragsinformationen zugreifen und profitiert von nachvollziehbaren Freigabeprozessen und einem strukturierten Überblick über den Vertragsbestand.

Personal

Personalabteilungen verwalten Arbeitsverträge und weitere Vereinbarungen. Vorlagen und digitale Workflows können wiederkehrende Prozesse vereinfachen.

Einkauf

Im Einkauf sind beispielsweise Lieferanten-, Rahmen-, Wartungs-, und Dienstleistungsverträge wichtig. Ein digitales Vertragsmanagement hilft dabei, diese Verträge zentral zu verwalten und Fristen im Blick zu behalten.

Vertrieb

Kundenverträge, Rahmenvereinbarungen und Geheimhaltungsvereinbarungen sind klassische Verträge, die im Vertrieb zur Anwendung kommen. Digitale Freigabe- und Signaturprozesse können den Weg vom Vertragsentwurf bis zum Abschluss verkürzen.

Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung arbeitet oft mit Verträgen mit besonderer Vertraulichkeit und hoher Bedeutung. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können diese effizient und nachvollziehbar bearbeitet und dokumentiert werden.

Was sollte vor der Einführung eines digitalen Vertragsmanagement beachtet werden?

Die Digitalisierung des Vertragsmanagements bringt auch Herausforderungen mit sich. Daher sollte zunächst analysiert werden, wo Verträge heute liegen, wer mit ihnen arbeitet und welche Abläufe besonders viel manuellen Aufwand verursachen. Weitere wichtige Faktoren sind die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, rechtliche Anforderungen an Verträge und unternehmensinterne Vorgaben.

Der erste Schritt ist die Erkenntnis, dass sich analoge Prozesse nicht einfach digital nachbilden lassen. Das ist auch nicht Ziel eines digitalen Vertragsmanagements. Es bietet vielmehr die Chance, Prozesse zu standardisieren, unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren und das Vertragsmanagement zu optimieren.

Wie unterstützt secrypt beim digitalen Vertragsmanagement?

Ein digitales Vertragsmanagement besteht aus mehreren Komponenten und endet nicht bei der zentralen Ablage eines Vertrags. Auch Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung sollten ohne Medienbruch erfolgen. Ebenso sollte nachvollziehbar sein, von wem und wann ein Dokument signiert wurde und ob es nach der Signatur manipuliert wurde.

An der Stelle setzt secrypt an: Seit über 20 Jahren entwickelt secrypt Softwarelösungen für elektronische Signaturen, elektronische Siegel und Zeitstempel. Mit den digiSeal^®-Lösungen können Unternehmen und Organisationen Signatur- und Siegelprozesse digital abbilden und in bestehende IT- und Geschäftsprozesse integrieren.

Damit unterstützt secrypt einen wichtigen Teil des digitalen Vertragslebenszyklus: von der digitalen Freigabe über die elektronische Signatur bis hin zu Siegelung und Zeitstempel.

Mehr erfahren: Signaturlösungen für digitales Vertragsmanagement

FAZIT

Mit einem digitalem Vertragsmanagement können Unternehmen, einen medienbruchfreien Vertragslebenszyklus inklusive der Einbindung interner und externer Teilnehmer, abbilden.

Dies ermöglicht eine schnellere Erstellung von Verträgen, eine bessere Organisation von Freigaben, den Einsatz von elektronischen Signaturen und eine effiziente Überwachung wichtiger Fristen.

Darüber hinaus bietet eine zentrale digitale Vertragsverwaltung bessere Transparenz und Nachvollziehbarkeit – was Fehler reduziert, Zeit und Ressourcen spart.

Für eine rechtssichere Gestaltung kommt es jedoch auf den jeweiligen Vertrag und die gesetzlichen Anforderungen an. Bei Formvorschriften sollte geprüft werden, welche Art der elektronischen Signatur oder welcher digitale Prozess erforderlich ist.

Der Mehrwert des digitalen Vertragsmanagements besteht in der kontinuierlichen Verfügbarkeit aller relevanten Informationen während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie in der Optimierung des Erstellungsprozesses.