Berlin, 06.06.2023

Die Digitalisierung erfasst immer mehr Lebens- und Arbeitsbereiche, so auch das Unterschreiben und Stempeln von Dokumenten. In Unternehmen, Einrichtungen und Verwaltungen entstehen täglich zahlreiche Dokumente, die einer Unterschrift oder eines Stempels bedürfen und für die Manipulationsschutz erforderlich ist. Mit dem Einsatz von qualifizierten E-Signaturen und E-Siegeln werden diese Abläufe im Arbeitsalltag durchgängig digital gestaltet. Authentizität und Integrität der elektronischen Dokumente werden dabei sichergestellt. Verwendet werden dafür meist qualifizierte Signaturkarten oder Siegelkarten.

Einführung: E-Signatur und E-Siegel

Dokumente können signiert und/oder gesiegelt werden. Kurz zur Erklärung: Natürliche Personen, also Menschen, signieren und juristische Personen wie Unternehmen und Behörden siegeln.

Für das Erzeugen von qualifizierten elektronischen Signaturen oder Siegeln gibt es grundsätzlich zwei Verfahren:

1. Signatur- und Siegelkarten (mit Kartenlesegerät & Signatursoftware)
2. Fernsignatur und Fernsiegel (ohne Karte & Kartenleser)

Die Ausstattung für alle Verfahren finden Sie in unserem Shop.

Wie erhält man eine Signatur- oder Siegelkarte?

Für eine qualifizierte elektronische Signatur wird eine Signaturkarte verwendet. Diese erhält man nach erfolgreicher persönlicher Identifizierung (gemäß EU-Verordnung eIDAS) und Registrierung des Antragstellers bei einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA). Anschließend erhält man per Post die Karte und in einem separaten Brief die dazugehörige PIN.

Hinweis: Bei Siegelkarten darf der Antrag nur von einer zeichnungsberechtigten Person der Organisation gestellt werden.

In Deutschland existieren derzeit u.a. folgende Vertrauensdiensteanbieter: D-TRUST (Bundesdruckerei), TeleSec (Deutsche Telekom), medisign (DGN) und die Bundesnotarkammer. Mit digiSeal®-Signatursoftware können die Karten aller dieser Vertrauensdiensteanbieter angewendet werden.

Achtung: Es gibt verschiedene Signatur- und Siegelkartenvarianten. Je nach Einsatzzweck ist die Passende auszuwählen.

Mehr zum Thema eIDAS-Verordnung erfahren Sie in unserem News-Beitrag inkl. Whitepaper.

Signaturkarten

Die sogenannte „qualifizierte“ elektronische Signatur gemäß EU-Verordnung eIDAS und Vertrauensdienstegesetz (VDG) ist die sicherste Signaturvariante mit dem höchsten Beweiswert und erfüllt das Schriftformerfordernis gemäß §126a BGB. Sie weist den Urheber für Dritte nachvollziehbar sicher nach und schützt das Dokument vor Manipulationen. Inhaber einer Signaturkarte ist immer eine natürliche Person „aus Fleisch und Blut“ und die Karte ist nicht übertragbar. 

Einsatzszenarien für die E-Signatur sind: Verträge, Geschäftskorrespondenz, Gutachten, Abschlussberichte, Baupläne, Klageschriften u.v.m.

Bei uns im Shop gibt es vier verschiedene Signaturkarten-Varianten:

Einzelsignatur-Karte (Qualifizierte D-TRUST Card Standard) – Signaturkarte für natürliche Personen

Stapelsignatur-Karte (Qualifizierte D-TRUST Card M100) – Signaturkarte für natürliche Personen mit Stapelverarbeitungsfunktion

Die Multi-Signaturkarte ermöglicht das Signieren mehrerer Dokumente (max. 100) ganz praktisch mit einer einmaliger PIN-Eingabe in einem Durchgang („Stapelsignatur“).

Massensignatur-Karte (Qualifizierte D-TRUST Card Multi) – Signaturkarte für natürliche Personen mit Massenverarbeitungsfunktion

Die Multi-Signaturkarte ermöglicht das Signieren unbeschränkt großer Dokumentenmengen (Massenbelege, wie z.B. Rechnungen) in automatisierten Prozessen in einer sicheren Serverumgebung („Massensignatur“).

Einzelsignatur-Karte für UPC (Qualifizierte D-TRUST Card UPC) – Signaturkarte für Patentanwältinnen und Patentanwälte für das Unified Patent Court (UPC)

Die Einzelsignatur-Karte ermöglicht neben der qualifizierten elektronischen Signatur für natürliche Personen auch eine Authentifizierung für die Anwendung des Unified Patent Court (UPC). Die Aufnahme einer Organisation im Zertifikat ist optional und kostenlos möglich. Weitere Informationen zum UPC finden Sie auch in unserem News-Beitrag.

Siegelkarten

Das elektronische Siegel ist ein EU-weit anerkanntes Signaturwerkzeug für juristische Personen gemäß eIDAS-Verordnung und weist den Ursprung (Authentizität) und die Unversehrtheit (Integrität) von Dokumenten sicher nach. Es ist der digitale Stempel für Unternehmen und Organisationen der Privatwirtschaft, für Behörden und für Einrichtungen des Gesundheitswesens. Die qualifizierte Siegelkarte ist kein Ersatz für die persönliche Unterschrift.

Anwendungsfälle für das E-Siegel sind: Beurkundungen, Zeugnisse, Bescheide, Rechnungen, Integritätssicherung beim ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN) und im E-Archiv, geschäftliche Dokumente im Außenverhältnis einer Organisation u.v.m.

Es gibt zwei verschiedene Varianten von Siegelkarten bei uns im Shop:

Einzelsiegel-Karte (Qualifizierte D-TRUST-Siegelkarte Card Standard) – Siegelkarte für juristische Personen

Massensiegel-Karte (Qualifizierte D-TRUST-Siegelkarte Card Multi) – Siegelkarte für juristische Personen mit Massenverarbeitungsfunktion

Die Multi-Siegelkarte ermöglicht das Siegeln unbegrenzt großer Dokumentenmengen in automatisierten Prozessen mit nur einmaliger PIN-Eingabe.

Prüfung eines qualifiziert signierten bzw. gesiegelten Dokuments

Der oder die Empfänger können qualifiziert signierte oder gesiegelte PDFs ganz unkompliziert beispielsweise mit dem Adobe®Reader oder mit unserem digiSeal®reader prüfen. Für größere Organisationen bieten sich professionelle automatisierte Verifikationslösungen an.

Weitere Infos zu unseren vielfältigen Signatur-Lösungen finden Sie auf unserer Webseite.

 

Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch und erarbeiten gemeinsam eine für Sie individuell passende Lösung. Schreiben Sie uns dafür einfach eine E-Mail oder rufen uns an unter +49 30 7565978-0. Wir freuen uns darauf!