Motivation
Die elektronische Rechnung bietet Unternehmen aller Größen und Branchen massive Einsparpotenziale – von Arbeitszeit über Material und Porto bis hin zur Archivierung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Rechtlicher Rahmen
Um Vorsteuerabzug für elektronische Geschäftsrechnungen geltend machen zu können, sind laut EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) und nationaler Umsatzsteuergesetzgebung (UStG §14) die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit der Inhalte (Integrität) sicherzustellen.
Folgende Verfahren sind möglich:
1. qualifizierte elektronische Signatur
2. standardisierte EDI-Verfahren
3. innerbetriebliche Kontrollverfahren
Der Einsatz qualifizierter Signaturen und des EDI-Verfahrens ist EU-weit standardisiert und anerkannt – im Gegensatz zu „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“.
Vorteil für Archivierung: Eine elektronisch signierte Rechnung besitzt selbst die Eigenschaften von Authentizität und Integrität – ein wesentlicher Vorteil für den Nachweis dieser Eigenschaften für den Aufbewahrungszeitraum von i.d.R. 10 Jahren.
E-Rechnungen mit digiSeal®server schützen
Vorteile
E-Rechnungsformate
EDI-Signatur (embedded und AUTACK); GS1 EANCOM DE, Ideal Message Swiss, EANCOM AECOC ES (Spanien), Editel® CZ, GS1 EANCOM CZ (Tschechien), Edicom®, GS1 EANCOM FR (Frankreich)
Weitere EDI-Dialekte schnell umsetzbar
ZUGFeRD (PDF-Dateien mit eingebettetem XML-Code)
Externe Dienstleister: E-Rechnung „in the cloud“
Selber machen oder andere machen lassen?
Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn es um die kosteneffiziente Umsetzung komplexer IT-gestützter Geschäftsprozesse geht. Eine Alternative ist das Auslagern der Rechnungserstellung bzw. des Rechnungsempfangs an einen spezialisierten Dienstleister. Er sollte sämtliche gesetzlichen Anforderungen sowie die notwendigen Aufgaben für die reibungslose Rechnungsabwicklung zwischen den Geschäftspartnern erfüllen. Grundlage dafür ist § 14 Abs. 2 UStG, wonach eine Rechnung stellvertretend auch durch einen Dritten im Namen und für Rechnung des Leistenden erstellt werden kann.
Outsourcing-Leistungen
für Rechnungsversender und -empfänger
Services für Papierrechnungen
Einige Dienstleister, mit denen secrypt zusammenarbeitet, bieten ebenfalls Lösungen für den physischen Rechnungseingang mit verschiedenen Arbeitsschritten (z.B. Sortieren, Scannen, Dateneingabe und -kontrolle, Buchung, Ablage) und den “hybriden” Rechnungsversand an, d.h. je nach Empfängerwunsch werden Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verschickt.
Haben Sie Interesse an einer externen Lösung?
Wir beraten Sie gern und stellen einen Kontakt zu einem unserer Partner her.
Passende digiSeal®-Lösungen
digiSeal®server für zentrale automatisierte E-Rechnungs-Prozesse mit E-Siegel, E-Signatur und Zeitstempel, PDF/A und mehr (“Massensignatur”)
digiSeal®office für das Siegeln, Signieren und Zeitstempeln von E-Rechnungen am Einzelarbeitsplatz