.Rechnungen mit E-Signatur und E-Siegel schützen - secrypt GmbH
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Rechnungen mit E-Signatur und E-Siegel schützen - secrypt GmbH

  • Manipulationsschutz durch sichere Signaturwerkzeuge
  • Nachweis von Authentizität und Integrität von Geschäftsrechnungen gemäß EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie und deutschem Umsatzsteuergesetz
  • International standardisiert und rechtskonform gemäß eIDAS-VO
  • Papierverzicht und Kostensenkung durch E-Billing
  • E-Signatur und E-Siegel mit digiSeal-Produkten in Rechnungs-Workflows integrieren
  • »Die intuitive Benutzerführung des digiSeal®server ermöglichte uns eine schnelle und unkomplizierte Signaturintegration in unseren Rechnungs-Workflow. Zudem erleichterte uns die grafische Oberfläche die Administration erheblich.«

    Torsten Müller, IT-Koordinator, Meffert AG

Motivation

Die elektronische Rechnung bietet Unternehmen aller Größen und Branchen massive Einsparpotenziale – von Arbeitszeit über Material und Porto bis hin zur Archivierung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Rechtlicher Rahmen

Um Vorsteuerabzug für elektronische Geschäftsrechnungen geltend machen zu können, sind laut EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) und nationaler Umsatzsteuergesetzgebung (UStG §14) die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit der Inhalte (Integrität) sicherzustellen.

Folgende Verfahren sind möglich:
1. qualifizierte elektronische Signatur
2. standardisierte EDI-Verfahren
3. innerbetriebliche Kontrollverfahren

Der Einsatz qualifizierter Signaturen und des EDI-Verfahrens ist EU-weit standardisiert und anerkannt – im Gegensatz zu „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“.

Vorteil für Archivierung: Eine elektronisch signierte Rechnung besitzt selbst die Eigenschaften von Authentizität und Integrität – ein wesentlicher Vorteil für den Nachweis dieser Eigenschaften für den Aufbewahrungszeitraum von i.d.R. 10 Jahren.

E-Rechnungen mit digiSeal®server schützen

Vorteile

  • International standardisiert
  • Für jedes Rechnungsvolumen
  • Für Versender und Empfänger
  • Das signierte Rechnungsdokument selbst ist authentisch und integer und damit verkehrsfähig
  • Einfache digiSeal server Integration via: Webservice, Programmierschnittstelle (C-API / Java-, C#- oder Python-Wrapper), Verzeichnisse („Hot folder“), Konnektoren (z.B. für SAP)

E-Rechnungsformate

EDI-Signatur (embedded und AUTACK); GS1 EANCOM DE, Ideal Message Swiss, EANCOM AECOC ES (Spanien), Editel® CZ, GS1 EANCOM CZ (Tschechien), Edicom®, GS1 EANCOM FR (Frankreich)

Weitere EDI-Dialekte schnell umsetzbar

ZUGFeRD (PDF-Dateien mit eingebettetem XML-Code)

Externe Dienstleister: E-Rechnung „in the cloud“

Selber machen oder andere machen lassen?

Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn es um die kosteneffiziente Umsetzung komplexer IT-gestützter Geschäftsprozesse geht. Eine Alternative ist das Auslagern der Rechnungserstellung bzw. des Rechnungsempfangs an einen spezialisierten Dienstleister. Er sollte sämtliche gesetzlichen Anforderungen sowie die notwendigen Aufgaben für die reibungslose Rechnungsabwicklung zwischen den Geschäftspartnern erfüllen. Grundlage dafür ist § 14 Abs. 2 UStG, wonach eine Rechnung stellvertretend auch durch einen Dritten im Namen und für Rechnung des Leistenden erstellt werden kann.

Outsourcing-Leistungen
für Rechnungsversender und -empfänger

  • Datenübernahme zwischen Kundensystem und Dienstleistersystem sowie Datenkonvertierung
  • Unterstützung verschiedenster Datenformate
  • Signaturerzeugung und -verifikation inklusive Protokollierung
  • EDI-Verfahren: Unterstützung gängiger EDI-Signatur-Varianten sowie schnelle Anpassung an weitere EDI-Dialekte
  • Workflow und Versand über verschiedene Kanäle
  • On-Demand-Archivierung für gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Services für Papierrechnungen

Einige Dienstleister, mit denen secrypt zusammenarbeitet, bieten ebenfalls Lösungen für den physischen Rechnungseingang mit verschiedenen Arbeitsschritten (z.B. Sortieren, Scannen, Dateneingabe und -kontrolle, Buchung, Ablage) und den “hybriden” Rechnungsversand an, d.h. je nach Empfängerwunsch werden Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verschickt.

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