Digitales Registerverfahren in Polen mit qualifizierter elektronischer Signatur
Mit der Reform des Registerverfahrens müssen sich polnische Unternehmen mit digitalen Abläufen und der Authentifizierung mittels elektronischer Signatur auseinandersetzen
Berlin, 20.02.2019
Digitale Einreichung von Jahresabschlüssen seit 2018
Seit dem 1. Oktober 2018 besteht in Polen die Pflicht, Jahresabschlüsse beim Registergericht ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Für eine wirksame Abgabe sind die Abschlüsse mit einer EU-weit standardisierten qualifizierten elektronischen Signatur oder der sogenannten ePUAP-Signatur (kostenlose elektronische Signatur, die vor allem zur Kommunikation mit der Verwaltung in Polen verwendet werden kann) zu unterzeichnen. Die Jahresabschlüsse müssen im XML-Format signiert und dem Register vorgelegt werden (Signaturaustauschformat: XAdES). Damit sollen die Verfahren zur Offenlegung von Jahresabschlüssen beschleunigt werden.
Ab 2020: Alle Registeranträge sind elektronisch einzureichen
In einem weiteren Schritt müssen alle Anträge ab dem 1. März 2020 im Registerverfahren unter Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur oder der ePUAP-Signatur digital gestellt werden. Auch notarielle Urkunden werden digitalisiert und in einer zentralen Datenbank hinterlegt. Im Antragsprozess wird die Urkunde nach Eingabe der urkundenspezifischen Angaben automatisch aus der Datenbank exportiert und dem Antrag beigefügt.
Die Unterlagen können von vertretungsberechtigten natürlichen Personen (Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglied, vertretungsbefugter Gesellschafter, Insolvenzverwalter oder Liquidator), die über eine PESEL-Nummer (polnische Personenkennzahl) verfügen und diese PESEL im Unternehmensregister offengelegt wurde, eingereicht werden.
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