Digitale Unterschriften sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dabei gilt: Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift, denn nicht alle elektronischen Signaturen verfügen über dieselbe Beweiskraft. In welchen Fällen ist tatsächlich die höchste Stufe der qualifizierten elektronischen Signatur nötig – und wann reicht auch eine einfachere digitale Unterschrift?

In der Praxis werden 3 Arten von elektronischen Signaturen verwendet, die sich in Bezug auf ihre Beweiskraft, Rechts- und Fälschungssicherheit unterscheiden:

1) Einfache elektronische Signatur (EES)

z.B. Unterschrift auf Touchoberfläche (z.B. Smartphone), eingescannte Unterschrift, “Ich stimme zu”-Button
✔️ Schnell & unkompliziert einsetzbar
✔️ Keine besonderen technischen oder rechtlichen Anforderungen
❌ Geringe bis moderate Beweiskraft vor Gericht (je nach Ausgestaltung)
❌ Kein eindeutiger Identitätsnachweis

2) Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Nutzt kryptografische Verfahren für zusätzliche technische Sicherheit
✔️ Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet
✔️ Nachträgliche Veränderung des Dokuments ist erkennbar
❌ Erfüllt nicht die gesetzliche Schriftform
❌ Technisch komplexer als die EES

3) Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Höchste Sicherheit und Beweiskraft – mit Identitätsprüfung
✔️ Rechtsverbindlich wie eine handschriftliche Unterschrift
✔️ Manipulationssicher & eindeutig verifizierbar
❌ höherer technischer und finanzieller Aufwand
❌ Identitätsprüfung und Registrierung erforderlich

In welchen Fällen brauche ich tatsächlich eine QES?

Typische Einsatzgebiete für die QES sind a) Dokumente mit Schriftformerfordernis und b) Dokumente mit hohen Nachweis- und Sicherheitsanforderungen, z.B.:

✅ Verträge mit hohem Finanz- und Haftungsrisiko
✅ Behördliche Veröffentlichungen, Bekanntmachungen und Bescheide
✅ Gutachten, gerichtlicher Schriftverkehr, notarielle Beglaubigungen
✅ Konstruktionszeichnungen, Baupläne, Baugenehmigungen
✅ Gesundheitswesen: Herstellungsprotokolle in Apotheken, Entlassbriefe, Krankenkassenabrechnungen
✅ Integritätsschutz beim ersetzenden Scannen von Bestandsakten

In vielen anderen Fällen, wie bei internen Genehmigungs- und Freigabeprozessen z.B. von Zahlungen, reicht in der Regel ein niedrigeres Signaturniveau aus.

Fazit:

Die Wahl der richtigen Signaturart ist kein technisches Detail – sie entscheidet, wie sicher eine Unterschrift später z.B. vor Gericht Bestand hat. Wer auf Nummer sicher gehen will setzt auf die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Vorteilhaft ist eine Signaturlösung, die alle drei Niveaus für die verschiedenen Anwendungsszenarien abdeckt. So bleiben Sie flexibel und sind auch für künftige Anforderungen gewappnet.

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