Jetzt digitale Dokumente gemäß eIDAS-Verordnung elektronisch Siegeln. Tipps gibt es von den Signaturexperten.

Berlin, 10.04.2017. Ab sofort ermöglicht die secrypt GmbH die Erstellung elektronischer Siegel gemäß der europäischen Signaturverordnung eIDAS. Für die Nutzung der E-Siegel haben die Signaturexperten der secrypt GmbH nun einige Tipps zusammengestellt.

eIDAS-konforme Siegelerzeugung mit out-of-the-box-Softwarelösungen von secrypt

Unternehmen, Behörden und sonstige juristische Personen können von nun an die Integrität und Authentizität ihrer digitalen Dokumente EU-weit mit einem rechtssicheren Firmenstempel oder Behördensiegel nachweisen. Abhängig vom jeweiligen Dokumentenvolumen und vom Grad der Prozessautomatisierung kommen hierbei folgende Möglichkeiten in Betracht:

Zum einen lässt sich das elektronische Siegel manuell über die Signatursoftware digiSeal^® office der secrypt GmbH auf einzelne Dokumente aufbringen. Bei jedem Siegelvorgang ist die PIN der Siegelkarte erneut einzugeben. Daher empfiehlt sich diese Lösung vor allem dann, wenn nur ab und zu einige wenige Dokumente zu siegeln sind. Alternativ erlaubt digiSeal^® office pro das Siegeln von 25, 50, 100 oder 500 Dokumenten in einem Stapel – bei nur einmaliger PIN-Eingabe. Für hochvolumigere Prozesse mit Tausenden und Millionen von Dokumenten kommt der Siegelserver digiSeal^® server von secrypt zum Einsatz. Dieser ermöglicht die hochperformante automatisierte zentrale Siegelerzeugung. Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter und Prozesse das E-Siegel auslösen können, sind Zugriffsrechte im Signaturserver zu hinterlegen. Kommt es zu personellen Änderungen, bedarf es lediglich einer Anpassung der Zugriffsrechte – eine Neubeantragung des E-Siegels beim Vertrauensdiensteanbieter (VDA) entfällt. Denn das Siegelzertifikat gilt für die gesamte Organisation und ist nicht mehr an eine Einzelperson gebunden.

Für die Siegelung einzelner Dokumente am Arbeitsplatz benötigen Anwender neben der Signatursoftware eine Siegelkarte eines VDAs, z.B. von der D-TRUST GmbH. Für die Stapel- und die serverbasierte Siegelung ist eine Multi-Siegelkarte erforderlich. Hinzu kommt in allen Fällen ein Kartenlesegerät. Die Beantragung der Siegelkarte erfolgt im Namen der Organisation, zum Beispiel durch den Geschäftsführer oder Prokuristen beim VDA. Je nach Art der Organisation ist ein entsprechender Nachweis beizufügen, wie der Auszug aus dem Handelsregister.

Die erforderliche Siegelausstattung erhalten Interessierte ab sofort unter www.secrypt.de/loesungen/elektronische-siegel.

Einsatzszenarien des elektronischen Siegels

Mit dem elektronischen Stempel lassen sich nun ganze Papierarchive, aber auch die Eingangspost rechtssicher nach TR RESISCAN digitalisieren. Der digiSeal^® server bringt das E-Siegel einfach nach Abschluss des Scanvorganges automatisch auf das Digitalisat auf. Somit muss der Scan-Operator seine Signatur-PIN nicht mehr für jedes digitalisierte Dokument einzeln eingeben. Zudem genügt ein Siegelzertifikat auf einer Multi-Siegelkarte – Signaturkarten für jeden einzelnen Scan-Operator sind nicht mehr erforderlich.

Und auch originär digitale Dokumente, darunter Bescheide, Zeugnisse, Rechnungen oder Kontoauszüge, lassen sich mit dem starken Integritätsschutz versehen. Anschließend können sämtliche digitale Dokumente im elektronischen Archiv abgelegt werden.

„Das elektronische Siegel beschleunigt digitale Dokumentenprozesse und hilft, das Papieraufkommen auf äußerst komfortable Weise und gleichzeitig europäisch rechtsverbindlich weiter einzuschränken. Bei uns erhalten Kunden alles aus einer Hand: von der Beratung, über die Signatursoftware und die Siegelkarte bis hin zum Kartenleser“, sagt Tatami Michalek, Geschäftsführer der secrypt GmbH.