E-Billing in Transport und Logistik: Der papierlose Rechnungsversand lohnt sich schon ab 100 Rechnungen im Monat

Berlin, 22. Mai 2007. Digitalisierte Arbeitsprozesse gehören in der Transport- und Logistikbranche längst zum Arbeitsalltag: Vollelektronische Warenwirtschafts- und Datenmanagementsysteme sowie eine robuste IT-Infrastruktur sind auch aus kleineren und mittelständischen Betrieben nicht mehr wegzudenken. Doch beim Rechnungsversand hält zwei Drittel der Branche auch Jahre nach der digitalen Revolution noch an konventionellen Methoden fest: dabei ist der Postweg nicht nur lang, sondern auch arbeits- und kostenintensiv. Viele Unternehmen der Branche befürchten, die Umstellung auf E-Billing sei zu aufwändig und kompliziert.

Auch hinsichtlich der Rechtsgültigkeit elektronisch übermittelter Rechnungsdaten herrscht vielfach Unsicherheit. „Dabei lässt sich die für ein rechtskonformes E-Billing notwendige qualifizierte elektronische Signatur in nahezu jeden bestehenden digitalen Arbeitsprozess implementieren,“ so Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing und Kommunikation der secrypt GmbH aus Berlin. Als eines der ersten Unternehmen hierzulande hat sich die secrypt GmbH vor fünf Jahren auf Softwarelösungen zur Gewährleistung von Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit für sensible Dokumente und Daten in elektronischen Netzwerken, insbesondere für den elektronischen Rechnungsversand spezialisiert.

Rechnungsversand per Computerfax mit 2D Barcode: erweiterbare Einstiegslösung nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Firma Bär Cargolift, führender Anbieter von mobilen Ladesystemen, versendet pro Monat ca. 5.000 Rechnungen – seit 2003 nicht mehr per Post, sondern per Computerfax. Auch Rechnungen, die auf diesem Wege verschickt werden, müssen, laut § 14 Abs. 3 des Umsatzsteuergesetzes, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, damit sie für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden können. „In Zusammenarbeit mit unserem Systempartner, der eviatec Systems AG, haben wir uns für die Implementierung der Signaturserverlösung digiSeal server von secrypt entschieden,“ erklärt Richard Bosse, Systementwickler und Administrator bei Bär Cargolift. „Die Implementierung des Signaturservers verlief problemlos. Wir sparen jährlich mehrere Zehntausend Euro,“ freut sich Bosse. „Sobald von Kundenseite Bedarf signalisiert wird, können wir ohne großen Aufwand auch auf den Versand per E-Mail umsteigen,“ so Bosse weiter. (www.baer-cargolift.de)

Als einer der größten Vertragshändler der Linde GmbH & Co. KG, Material Handling, dem Weltmarktführer für Gabelstapler und Lagertechnikgeräte, hat sich auch die Suffel Fördertechnik GmbH & Co. KG für den Versand per Computerfax entschieden. „Einige unserer Kunden legen nach wie vor Wert auf die Möglichkeit, die empfangenen Rechnungen ausgedruckt in ihrem Archiv abzulegen,“ so Burkhard Fertig, EDV-Leiter bei Suffel. Die secrypt-Signaturlösung mit 2D-Barcode-Technologie beinhaltet auf Kundenseite die Möglichkeit, die elektronisch signierten Dokumente rechtsverbindlich über das Faxgerät auszudrucken.

Mit der kostenlosen Prüfsoftware digiSeal reader (Download unter www.secrypt.de) lässt sich das empfangene Rechnungsfax dann jederzeit mittels Scanner überprüfen, wobei die ursprünglich signierte Originaldatei selbst bei teilweiser Beschädigung komplett rekonstruiert wird. “Wir sind bislang sehr gut mit dieser Lösung gefahren. Auf diesem Weg können wir etwa 60 % unserer Ersatzteil- und Dienstleistungsrechnungen kostengünstig an unsere Kunden versenden. Um den internen Postverteiler bei den Kunden abzukürzen, bieten wir an, die Rechnungen direkt auf ein vom Kunden definiertes Faxgerät zu senden. Dies hilft uns gerade bei Großkunden, deren Rechnungsabteilungen ins Ausland ausgelagert wurden. Nun können wir die Belege direkt zustellen,“ erläutert Fertig. (www.suffel.com)

Lohnenswert in mehrfacher Hinsicht: E-Billing minimiert den administrativen Aufwand und beschleunigt Zahlungseingänge

Bei dem international agierenden Anbieter von Routenplanungs-Programmen MAP&GUIDE GmbH (PTV AG) wird für das Produkt map&guide base das Rechnungswesen komplett elektronisch abgebildet. „Uns war bei der Auswahl der Signatursoftware wichtig, dass wir mit unserer Lösung den EU-Richtlinen entsprechen,“ so Stephan Ruppert, Produktmanager bei MAP&GUIDE. „Wir verwenden den digiSeal server von secrypt nicht nur für den Versand unserer Rechnungen – auch andere sensible Dokumente wie Gutschriften durchlaufen den Signaturprozess,“ ergänzt Ruppert. Die Empfänger können die per E-Mail übermittelten Rechnungen, jederzeit mit der kostenlosen Prüfsoftware digiSeal reader inklusive GDPdUkonformer Prüfdokumentation einfach verifizieren. „Neben der Kostenreduzierung sind der deutlich geringere administrative Aufwand und der beschleunigte Zahlungseingang mindestens ebenso wichtige Benefits,“ bestätigt Ruppert. (http://base.mapandguide.com)
Alternative Outsourcing: Signaturlösungen bei vielen ASP-Dienstleistern im Einsatz

Auch Unternehmen, die ihr Rechnungswesen über externe Dienstleister abwickeln, können von der flexiblen Signaturlösung von secrypt profitieren: Die Rechnungsdaten werden in diesem
Fall im XML-, EDI- oder einem anderen Inhouse-Format an den ASP-Dienstleister geliefert. Der gesamte weitere Prozess, von einer eventuellen Konvertierung über die qualifizierte Signaturerzeugung und -verifikation mit dem digiSeal server bis zum Versand an den Rechnungsempfänger und zur Archivierung der Daten, wird von dem externen Anbieter abgedeckt. „Unsere digiSeal-Signaturlösungen sind ganz auf die Erfordernisse ausgerichtet, die der Produktivbetrieb einer ASP-Dienstleistung an eine solche Lösung stellt,“ erläutert Tatami Michalek. „Wir freuen uns, dass Unternehmen wie Premiere Global Services, Bertelsmann Arvato, Mercoline, SGH und Nowis ihren Kunden mit unserer Lösung einen entscheidenden Mehrwert bieten können,“ so Michalek weiter.