Vertragsmanagement ohne Medienbrüche
Häufig durchlaufen Verträge viele Stationen innerhalb des Bearbeitungsprozesses: Erstellen, prüfen, intern abstimmen, freigeben, unterzeichnen und archivieren. Werden die einzelnen Schritte mit unterschiedlichen Lösungen, E-Mail und Papierdokumenten durchgeführt, entstehen unnötiger Aufwand und Intransparenz.
Typische Herausforderungen im Vertragsmanagement
Vertragsprozesse einfach digitalisieren
Ein digitales Vertragsmanagement verbindet die einzelnen Schritte des Vertragsprozesses zu einem durchgängigen digitalen Workflow.
Vertrag erstellen
Idealerweise unter Einsatz einer Vertragsdatenbank, die Sie dabei unterstützt, bestehende Inhalte (Vertragstypen, Vorlagen, wiederverwendbare Textbausteine) strukturiert und konsistent zu nutzen.
Vertrag prüfen und abstimmen
Zuständige Abteilungen, Verantwortliche und ggf. externe Vertragspartner in den Prozess einbinden.
Freigaben steuern
Freigabe- und Genehmigungsprozesse auf Basis von Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen definieren. Tipp: Freigaben können schnell und unkompliziert mit der einfachen elektronischen Signatur erledigt werden.
Elektronische Unterzeichnung
Verträge direkt, mit der jeweils erforderlichen Signaturstufe (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert), im digitalen Prozess elektronisch unterzeichnen.
Überwachung
Bearbeitungsstände, Verantwortlichkeiten und relevante Fristen überwachen.
Sicher archivieren
Strukturierte Archivierung der abgeschlossenen Verträge mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte.
Mit digiSeal®-Lösungen Vertragsprozesse flexibel und sicher abbilden
Unsere Lösungen sorgen dafür, dass Ihre Verträge jederzeit nachvollziehbar, authentisch und vor unbemerkten Veränderungen geschützt bleiben.
Mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Vertragsprozess
Ein moderner digitaler Vertragsprozess geht über die reine elektronische Signatur hinaus.
Schnellere Vertragsabschlüsse
Verkürzen Sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und vermeiden Sie unnötige Medienbrüche durch digitale Prozesse.
Weniger manueller Aufwand
Reduzieren Sie wiederkehrende administrative Aufgaben durch automatisierte Workflows.
Mehr Transparenz
Behalten Sie einen optimalen Überblick von Bearbeitungsständen, Zuständigkeiten und Prozessschritten.
Bessere Zusammenarbeit
Binden Sie interne Fachabteilungen und externe Vertragspartner strukturiert in den Prozess ein.
Compliance und Sicherheit
Definieren Sie Rollen, Berechtigungen, Signaturverfahren und schaffen Sie eine nachvollziehbare Prozessdokumentation für sichere und regelkonforme Vertragsprozesse.
Vertragsmanagement für jede Fachabteilung
Das Vertragsmanagement betrifft nicht nur die Rechtsabteilung. Unterschiedliche Fachbereiche haben unterschiedliche Anforderungen. Mit einem zentralen digitalen Vertragsprozess können alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten.
Rechtsabteilung
Verträge erstellen, prüfen und zur Freigabe bzw. Unterzeichnung weiterleiten.
Beispiele: Vertragsentwürfe, NDA, Rahmenverträge, Individualvereinbarungen
Personalwesen
Personalbezogene Dokumente digital erstellen, freigeben und unterzeichnen lassen.
Beispiele: Arbeitsverträge, Unterweisungen, Arbeitsschutzbelehrungen
Geschäftsführung
Verträge mit besonderer Vertraulichkeit und hoher Bedeutung bearbeiten.
Beispiele: NDA, Gesellschaftsverträge, Managementverträge
Einkauf
Vertragsprozesse mit Lieferanten und Dienstleistern strukturiert und digital abbilden
Beispiele: Kaufverträge, Leasingverträge, hochdotierte Aufträge, Individualvereinbarungen
Fachabteilungen
Gemeinsam mit internen und externen Beteiligten Verträge digital bearbeiten
Beispiele: Lieferantenverträge, Forschungsverträge, Kooperationsvereinbarungen
Der digitale Signaturprozess – am Beispiel der einfachen Signatur
Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur
Integrieren Sie die Signatur- und Vertragsprozesse in Ihre bestehenden dokumenten- oder prozessführenden Anwendungen oder steuern Sie sie direkt über die browserbasierte Lösung digiSeal®web.
Sicheres Vertragsmanagement mit digiSeal®
Mit digiSeal®-Lösungen verbinden Sie elektronische Signaturen, sichere Dokumentenprozesse und digitale Nachweisbarkeit.
Je nach Anwendungsfall, Signiervolumen und bestehender Systemlandschaft – wir haben die passende Lösung.
Warum secrypt?
Seit über 20 Jahren entwickeln wir Softwarelösungen für elektronische Signaturen und elektronische Siegel – 100 % made in Germany. Wir unterstützen Organisationen bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse und bieten Lösungen für die rechtskonforme Erstellung, Prüfung und Archivierung elektronischer Dokumente.
