Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Anforderungen nach § 8 BVV und Bedeutung der elektronischen Signatur - secrypt GmbH

Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Anforderungen nach § 8 BVV und Bedeutung der elektronischen Signatur

Mit dem 31. Dezember 2026 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 die Entgeltunterlagen ihrer Beschäftigten nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch führen müssen.

Wer heute noch mit papierbasierten Prozessen arbeitet, sollte daher jetzt prüfen, welche Entgeltunterlagen betroffen sind, wie diese in Zukunft elektronisch geführt werden und wie sich ihre Authentizität, Integrität und Nachvollziehbarkeit sicherstellen lassen.

Zwar ist es nicht zwingend erforderlich, die komplette Personalakte zu digitalisieren, denn im Mittelpunkt stehen die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen, jedoch kann es aus organisatorischen Gründen sinnvoller sein, eine vollständige elektronische Personalakte zu führen.

In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick darüber, was sich für Arbeitgeber ab 2027 ändert, welche Unterlagen betroffen sind und welchen Stellenwert elektronische Signaturen haben.

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Grundsätzlich besteht die Pflicht der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022. Jedoch können Arbeitgeber noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreit werden. Die Befreiungsmöglichkeit kann ab 2027 für Unterlagen, die unter § 8 BVV fallen, nicht mehr in Anspruch genommen werden.

Das bedeutet allerdings nicht, dass ab 2027 jedes Dokument der Personalakte elektronisch vorliegen muss. Arbeitgeber sollten deshalb ermitteln:

Welche Unterlagen fallen in meinem Unternehmen unter § 8 Abs. 2 BVV?
Welche der Unterlagen liegen heute noch auf Papier vor?
Wie kommen die Dokumente in Zukunft in elektronischer Form ins Unternehmen?
Wie werden sie dem richtigen Beschäftigten zugeordnet?
Wie werden sie gespeichert und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten?
Wie lässt sich im Prüfungsfall nachvollziehen, wie mit den Dokumenten umgegangen wurde?

Welche Unterlagen sind betroffen?

Eine konkrete Liste von Unterlagen, die zu den Entgeltunterlagen zählen und ab 2027 elektronisch geführt werden müssen, finden Arbeitgeber in § 8 Abs. 2 BVV.

Dazu gehören zum Beispiel:

Arbeitserlaubnis und bestimmte Aufenthaltstitel
Erklärung geringfügig Beschäftigter
Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht
Nachweise über die Elterneigenschaft und die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder
Bestimmte Unterlagen zur Pflegezeit, Pflegeunterstützungsgeld und Entsendungen

Zusätzlich sind die Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV elektronisch vorzuhalten.

Welche Anforderungen gelten für elektronische Entgeltunterlagen?

Sozialversicherungsträger (u. a. der Spitzenverband Bund der Krankenkassen und die Deutsche Rentenversicherung Bund) haben „Gemeinsame Grundsätze“ (Fassung vom 18. März 2022) verfasst, die für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV gelten.

Die elektronische Ablage muss so erfolgen, dass die Unterlagen bei einer Prüfung ordnungsgemäß verfügbar, lesbar und nachvollziehbar sind.

Bei einer Anforderung durch einen Sozialversicherungsträger sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Jede Entgeltunterlage muss als eigene Datei zur Verfügung gestellt werden.
Die Datei muss alle für die Darstellung erforderlichen Inhalte enthalten (Grafiken, Schriftarten, usw.).
Die Unterlage muss lesbar, ortsunabhängig und systemunabhängig darstellbar sein.
Zulässige Dateiformate sind: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF

Besondere Anforderungen bestehen an PDF-Dateien:

Inline-Signaturen, Transfervermerke und Formularfelder sind grundsätzlich zulässig.
Das Dokument darf nachträglich nicht veränderbar sein.
Unzulässig sind: Skripte, Formularfelder, durch die nachträglich Inhalte oder Darstellungen verändert werden können, Nachladen von Inhalten aus anderen Quellen und Einbindung weiterer Dateien in die PDF

Die Entgeltunterlage muss eindeutig identifizierbar sein:

Der Dateiname soll die Art der Entgeltunterlage, den Namen der beschäftigten Person und die zeitliche Zuordnung zum Inhalt erkennen lassen.

Weitere Forderungen an den Dateinamen finden Sie in den „Gemeinsamen Grundsätzen“.

Ebenfalls muss gemäß § 10 Abs. 1 BVV sichergestellt werden, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.

Welche Rolle spielen elektronische Signaturen?

Bei bestimmten Unterlagen bestehen besondere Nachweis- und Formerfordernisse. Für diese reicht ein einfacher Scan bzw. eine einfache PDF-Datei nicht aus.

Betroffen sind:

Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI
Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
Erklärung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes
Erklärung des Verzichts auf Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI

Um die Schriftform zu wahren, definieren die „Gemeinsamen Grundsätze“ folgende Möglichkeiten:

Das Dokument wird durch den Beschäftigten elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Der Beschäftigte übermittelt das Dokument mit einer handschriftlichen Unterschrift und der Arbeitgeber versieht die eingescannte Version mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers. Anschließend kann das Papierdokument vernichtet werden.
Digitalisiert der Arbeitgeber das handschriftlich unterzeichnete Dokument, erstellt jedoch keine fortgeschrittene elektronische Arbeitgebersignatur, muss das unterzeichnete Original in Papierform aufbewahrt werden.

Obwohl nicht jede nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch zu führende Unterlage automatisch eine elektronische Signatur erfordert, sollten Unternehmen prüfen, wo im HR-Prozess Dokumente erstellt oder Erklärungen abgegeben werden, die eine Unterschrift benötigen. Eine Signaturlösung kann erhebliche Vorteile bieten, beispielsweise:

✅Abbildung des dokumentengebundenen Freigabe-Workflows

✅Verträge elektronisch unterschreiben (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert)

✅Interne und externe Personen zum Signieren einladen und Fortschritt verfolgen

✅Nachweis der Authentizität des Urhebers und Integrität des Dokuments

So kann aus einem bislang papierbasierten Vorgang ein durchgängiger digitaler Prozess werden. Mehr dazu finden Sie auch in unserem Beitrag „Digitales Vertragsmanagement: Verträge effizient und medienbruchfrei prüfen, freigeben und unterzeichnen“.

Wie unterstützt secrypt bei der Erstellung von elektronischen Signaturen?

Mit secrypt digitalisieren Unternehmen ihre Unterschrifts- und Freigabeprozesse im Personalbereich und schaffen die Grundlage für durchgängige, medienbruchfreie HR-Prozesse. Mit digiSeal^® können Dokumente elektronisch signiert und Signatur- und Siegelprozesse strukturiert abgebildet werden.

Somit unterstützt secrypt einen wichtigen Teil des HR-Workflows und hilft dabei, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Mehr erfahren

Fazit

Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung der nach § 8 BVV erfassten Entgeltunterlagen. Daher sollten Unternehmen nicht erst 2027 mit der Umstellung beginnen, sondern jetzt prüfen, welche Unterlagen betroffen sind und wie sie künftig elektronisch erfasst, zugeordnet, gespeichert und bereitgestellt werden.

Obwohl nicht zwangsläufig die gesamte Personalakte digitalisiert werden muss, bietet eine vollständige elektronische Personalakte organisatorische Vorteile und kann dazu beitragen, Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Bei Unterlagen mit Schriftformerfordernis reicht ein einfacher Scan nicht aus: Je nach Dokument und Prozess können eine qualifizierte elektronische Signatur des Beschäftigten oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur des Arbeitgebers erforderlich sein.

Unternehmen, die die Anforderungen frühzeitig analysieren und in bestehende Personalprozesse integrieren, können die Umstellung strukturiert vorbereiten und gleichzeitig das Potenzial digitaler Prozesse für die tägliche Personalarbeit nutzen. Denn die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen bietet auch die Möglichkeit, HR-Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und Signatur-, Freigabe- und Dokumentenprozesse miteinander zu verbinden.