Ersetzendes Scannen und Signieren
Vermeiden von Papierarchiven – besonders für Patientenakten im Krankenhaus,
bei Sozialversicherungen und Krankenkassen
Aktenarchive platzen aus allen Nähten, die Menge an Papierdokumenten mit Aufbewahrungspflicht wächst mit den Jahren, kurz: Die Kosten der Langzeitarchivierung für Institutionen, Unternehmen, die öffentliche Verwaltung, im Gesundheitswesen, bei Sozialkassen u.v.m. explodieren.
In der Praxis werden die Papierbelege beim Posteingang mittels Hochleistungsscannern digitalisiert und der elektronischen Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Um für mögliche spätere Beweisfälle rechtssichere Dokumente vorweisen zu können, werden die Papierbelege parallel zum elektronischen Archiv vorgehalten.
Sichtkontrolle, Stichprobenprüfung und
Stapelsignatur am Scan-Client
Direkt im Scan-Prozess elektronisch signieren
Durch den Einsatz der elektronischen Signatur direkt im Scanprozess kann die kostenintensive redundante Aktenarchivierung vermieden werden. Der Scan-Operator bestätigt dabei mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild. Das gescannte Dokument ist damit gegen spätere Manipulationen geschützt und das Papieroriginal kann vernichtet werden.
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Einsatz im Sozialversicherungsbereich, im Gesundheitswesen und bei Krankenkassen
Im Sozialversicherungsbereich ist der Einsatz der elektronischen Signatur beim ersetzenden Scannen Pflicht: Nach § 110d SGB IV können Papierdokumente gescannt, signiert und vernichtet werden. Für Leistungserbringer im Gesundheitswesen gibt es einschlägige Branchenempfehlungen, z.B. von der GMDS. Für sie gilt die freie Beweiswürdigung gescannter Dokumente nach ZPO, die sich in der Praxis als hinreichend bewährt hat. Für Krankenkassen gelten die Regelungen der BVA.
Signaturlösungen für das rechtskonforme Scannen
Die digiSeal®-Signaturlösungen von secrypt entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Branchenempfehlungen. Sie sind direkt in gängige Scan-Clients integriert und ermöglichen die Sichtkontrolle inkl. Stichprobenprüfung und Stapelverarbeitung auch sehr großer Dokumentenmengen. Aufgrund der hohen Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Berücksichtigung spezifischer Prozessanforderungen eines Scan-Arbeitsplatzes oder mehrerer in Kombination, werden die digiSeal®-Signaturlösungen von Scan-Dienstleistern für die Umsetzung entsprechender Serviceangebote eingesetzt.