Elektronische Signatur

Die Online-Kommunikation nimmt stetig zu. Mit ihr steigt der Bedarf, digitale Daten sicher zu transportieren. Ob beim elektronischen Geschäftsverkehr mit Kunden oder Partnern, ob in der Behördenkommunikation oder bei internen Abläufen: Für sensible Dokumente und Daten ist zu gewährleisten, dass

• der Absender der Daten authentisch ist und
• die verschickten Daten auf dem Weg durch die digitale Welt nicht verändert wurden und damit unverfälscht sind (= Integrität der Daten).

Mit der elektronischen Signatur sind diese Anforderungen einfach, schnell und kostengünstig zu erfüllen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein (strukturierter) Datensatz, der mit elektronischen Informationen (wie z.B. Dokumenten) verknüpft ist. Anhand dieses Datensatzes kann der Unterzeichner bzw. Ersteller der Signatur identifiziert und authentifiziert werden. 

Bildlich gesprochen handelt sich um ein Siegel zu digital vorliegenden Daten, das mit einem privaten Signaturschlüssel erzeugt wurde. Mit dem dazugehörigen öffentlichen Zertifikat, das den öffentlichen Schlüssel enthält, kann man den Inhaber des Signaturschlüssels sowie die Unverfälschtheit der Daten erkennen.

zur technischen Funktionsweise der elektronischen Signatur

Vielfältiges Nutzungsspektrum

Unternehmen, Einrichtungen, Institutionen oder große Organisationen gestalten ihre Dokumenten-Workflows durchgängig digital und auf diese Weise nahezu papierlos, beispielsweise:

• im Gesundheitswesen bei der digitalen Patientenakte, bei Befunden oder für Qualitätsdokumente
• beim eBilling: für elektronische Rechnung nach UStG, Signaturgesetz und EU-Richtlinie
• beim Scannen und Signieren von Bestandsakten zur Abschaffung von Papierarchiven, z.B. in der öffentlichen Verwaltung, bei Einrichtungen des Gesundheitswesens oder im Sozialversicherungswesen (nach SGB IV)
• zur dauerhaften Beweiswert-Erhaltung elektronisch signierter Daten auf Basis des internationalen LTANS/ERS-Standards

Formen der elektronischen Signatur

Das Signaturgesetz unterscheidet folgende Signaturarten:

• allgemeine / einfache elektronische Signatur
• fortgeschrittene elektronische Signatur (AES, advanced electronic signature)
• qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• qualifizierte elektronische Signatur mit freiwilliger Anbieterakkreditierung

mehr zu den Unterschieden zwischen den Signaturarten

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine bewährte technische Methode, die Schriftform mit Unterschrift für wichtige digitale Dokumente bzw. rechtsverbindliche Erklärungen einzuhalten (= Schriftformerfordernis). Gemäß § 126 Abs. 3 BGB in Verbindung mit § 126 a BGB ist sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, sofern in einschlägigen Gesetzen keine Ausnahmen formuliert sind.

Das Äquivalent zur herkömmlichen, eigenhändigen Unterschrift ist dabei wesentlich fälschungssicherer diese selbst.

Lösungen

Dokumentenfreigabe mit elektronischer Signatur
z.B. Verträge, QM-Dokumente, Konstruktionszeichnungen, Bestellungen und Dienstanweisungen elektronisch signieren

Elektronische Signatur für medizinische Einrichtungen
z.B. Arztbriefe am Einzelarbeitsplatz im Stapel signieren /
unkritische Laborbefunde automatisiert signieren

Ersetzendes Scannen und Signieren
z.B. Bestandsakten rechtskonform gemäß SGB IV, BVA und Branchenempfehlungen scannen und signieren

eBilling: Elektronische Rechnung mit elektronischer Signatur nach internationalen Regelungen
weltweit einsetzbar, z.B. EU, Schweiz, USA, Brasilien, Mexiko, Chile

Dokumente signieren
Einzeldokumente und Stapel am Einzelarbeitsplatz signieren / automatisierte Massensignatur und -verifikation

Langzeitmanagement und Beweiswerterhaltung
Rechtssichere Langzeitarchivierung mit amtlichen Zeitstempeln von z.B. Patientenakten, Kundeverträgen und Personenständen

Zeitstempel
Akkreditierter amtlicher Zeitstempel für rechtssichere Langzeitarchivierung, Übersignieren und Posteingangsstempel

Daten auf Papier speichern bei Medienbrucherfordernis
Patentierter 2D-Barcode: Datentransport auf z.B. Antragsformularen / Fälschungsschutz / biometrische Daten auf ID-Dokumenten