11. Dezember 2012

Alles in einem beim 'Ersetzenden Scannen': Stichprobe mit Sichtprüfung und Stapelsignatur

InduPrint Services GmbH nutzt neues secrypt-Produkt für schnellen und einfachen Scannen & Signieren-Prozess

Im Zuge der Modernisierung von Geschäftsprozessen werden in Unternehmen, Institutionen und Behörden eingehende Post sowie vorhandene Papierakten zunehmend in digitale Dokumente umgewandelt (Stichwort 'Ersetzendes Scannen'). Dabei sind im Zuge des Digitalisierungsprozesses häufig spezielle Normen zu berücksichtigen. Neben Compliance-Richtlinien, die im Unternehmensumfeld wirksam werden, gelten beispielsweise im Sozialversicherungswesen (für Renten-, Unfall- oder Krankenversicherungen) spezielle gesetzliche Vorgaben, wie etwa § 110 SGB IV.

Service-Dienstleister im Dokumenten-Management-Umfeld wie die InduPrint Services GmbH nutzen bei der Digitalisierung des Posteingangs für ihre Kunden bereits das neue digiSeal® check+sign von secrypt. Dabei werden für ein mittelständisches Unternehmen aus der Recyclingwirtschaft zum Beispiel Eingangsrechnungen, Verträge oder Abstimmungsvereinbarungen im elektronischen Workflow inklusive eSignatur verarbeitet. 

Nach dem Einscannen im PDF/A Format stehen die digitalen Dokumente in einem 'Hot folder' bereit. Jeweils in Stapeln von 250 Dokumenten findet stichprobenartig eine Sichtprüfung statt. Sie betrifft gemäß individueller Konfiguration zwei Prozent der Dokumente, plus erste und letzte Datei des Stapels. 

Mit digiSeal® check+sign kann die notwendige Kontrolle per Augenschein schnell und einfach durchgeführt werden - bei Bedarf dank bequemer Voreinstellung auch entsprechend den Richtlinien des Bundesversicherungsamtes (BVA-Vorgaben). Anschließend erstellt man per sicherer PIN-Eingabe einmalig für sämtliche Dokumente des Stapels eine eSignatur, die den Anforderungen des Signaturgesetztes entspricht. In einem frei definierbaren Ausgangsverzeichnis stehen die Dateien schließlich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

„Wir haben lange gesucht und sind mit digiSeal® check+sign von secrypt auf die ideale Lösung für unseren Kunden gestoßen. Die Implementierung lief reibungslos und auch der Live-Einsatz klappt wie am Schnürchen“, so Mathias Hupka, InduPrint Services Projektmanager.

Ausführlichere Infos auf der Produktseite und im digiSeal® check+sign Produktblatt.