22. Mai 2007

E-Billing im Bereich Transport und Logistik: Der papierlose Rechnungsversand lohnt sich schon ab 100 Rechnungen im Monat

Berlin, 22. Mai 2007. Digitalisierte Arbeitsprozesse gehören in der Transport- und
Logistikbranche längst zum Arbeitsalltag: Vollelektronische Warenwirtschafts- und
Datenmanagementsysteme sowie eine robuste IT-Infrastruktur sind auch aus kleineren und
mittelständischen Betrieben nicht mehr wegzudenken. Doch beim Rechnungsversand hält zwei
Drittel der Branche auch Jahre nach der digitalen Revolution noch an konventionellen
Methoden fest: dabei ist der Postweg nicht nur lang, sondern auch arbeits- und kostenintensiv.
Viele Unternehmen der Branche befürchten, die Umstellung auf E-Billing sei zu aufwändig und
kompliziert.

Auch hinsichtlich der Rechtsgültigkeit elektronisch übermittelter Rechnungsdaten
herrscht vielfach Unsicherheit. „Dabei lässt sich die für ein rechtskonformes E-Billing
notwendige qualifizierte elektronische Signatur in nahezu jeden bestehenden digitalen
Arbeitsprozess implementieren,“ so Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing und
Kommunikation der secrypt GmbH aus Berlin. Als eines der ersten Unternehmen hierzulande
hat sich die secrypt GmbH vor fünf Jahren auf Softwarelösungen zur Gewährleistung von
Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit für sensible Dokumente und Daten in
elektronischen Netzwerken, insbesondere für den elektronischen Rechnungsversand
spezialisiert.

Rechnungsversand per Computerfax mit 2D Barcode: erweiterbare Einstiegslösung nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Firma Bär Cargolift, führender Anbieter von mobilen Ladesystemen, versendet pro Monat
ca. 5.000 Rechnungen – seit 2003 nicht mehr per Post, sondern per Computerfax. Auch
Rechnungen, die auf diesem Wege verschickt werden, müssen, laut § 14 Abs. 3 des
Umsatzsteuergesetzes, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, damit sie
für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden können. „In Zusammenarbeit mit unserem
Systempartner, der eviatec Systems AG, haben wir uns für die Implementierung der
Signaturserverlösung digiSeal server von secrypt entschieden,“ erklärt Richard Bosse,
Systementwickler und Administrator bei Bär Cargolift. „Die Implementierung des
Signaturservers verlief problemlos. Wir sparen jährlich mehrere Zehntausend Euro,“ freut sich
Bosse. „Sobald von Kundenseite Bedarf signalisiert wird, können wir ohne großen Aufwand
auch auf den Versand per E-Mail umsteigen,“ so Bosse weiter. (www.baer-cargolift.de)

Als einer der größten Vertragshändler der Linde GmbH & Co. KG, Material Handling, dem
Weltmarktführer für Gabelstapler und Lagertechnikgeräte, hat sich auch die Suffel
Fördertechnik GmbH & Co. KG für den Versand per Computerfax entschieden. „Einige unserer
Kunden legen nach wie vor Wert auf die Möglichkeit, die empfangenen Rechnungen
ausgedruckt in ihrem Archiv abzulegen,“ so Burkhard Fertig, EDV-Leiter bei Suffel. Die secrypt-
Signaturlösung mit 2D-Barcode-Technologie beinhaltet auf Kundenseite die Möglichkeit, die
elektronisch signierten Dokumente rechtsverbindlich über das Faxgerät auszudrucken.

Mit der kostenlosen Prüfsoftware digiSeal reader (Download unter www.secrypt.de) lässt sich das
empfangene Rechnungsfax dann jederzeit mittels Scanner überprüfen, wobei die ursprünglich
signierte Originaldatei selbst bei teilweiser Beschädigung komplett rekonstruiert wird. “Wir sind
bislang sehr gut mit dieser Lösung gefahren. Auf diesem Weg können wir etwa 60 % unserer
Ersatzteil- und Dienstleistungsrechnungen kostengünstig an unsere Kunden versenden. Um den
internen Postverteiler bei den Kunden abzukürzen, bieten wir an, die Rechnungen direkt auf
ein vom Kunden definiertes Faxgerät zu senden. Dies hilft uns gerade bei Großkunden, deren
Rechnungsabteilungen ins Ausland ausgelagert wurden. Nun können wir die Belege direkt
zustellen," erläutert Fertig. (www.suffel.com)

Lohnenswert in mehrfacher Hinsicht: E-Billing minimiert den administrativen Aufwand
und beschleunigt Zahlungseingänge


Bei dem international agierenden Anbieter von Routenplanungs-Programmen MAP&GUIDE
GmbH (PTV AG) wird für das Produkt map&guide base das Rechnungswesen komplett
elektronisch abgebildet. „Uns war bei der Auswahl der Signatursoftware wichtig, dass wir mit
unserer Lösung den EU-Richtlinen entsprechen,“ so Stephan Ruppert, Produktmanager bei
MAP&GUIDE. „Wir verwenden den digiSeal server von secrypt nicht nur für den Versand
unserer Rechnungen – auch andere sensible Dokumente wie Gutschriften durchlaufen den
Signaturprozess,“ ergänzt Ruppert. Die Empfänger können die per E-Mail übermittelten
Rechnungen, jederzeit mit der kostenlosen Prüfsoftware digiSeal reader inklusive GDPdUkonformer
Prüfdokumentation einfach verifizieren. „Neben der Kostenreduzierung sind der
deutlich geringere administrative Aufwand und der beschleunigte Zahlungseingang mindestens
ebenso wichtige Benefits,“ bestätigt Ruppert. (http://base.mapandguide.com)
Alternative Outsourcing: Signaturlösungen bei vielen ASP-Dienstleistern im Einsatz

Auch Unternehmen, die ihr Rechnungswesen über externe Dienstleister abwickeln, können von
der flexiblen Signaturlösung von secrypt profitieren: Die Rechnungsdaten werden in diesem
Fall im XML-, EDI- oder einem anderen Inhouse-Format an den ASP-Dienstleister geliefert. Der
gesamte weitere Prozess, von einer eventuellen Konvertierung über die qualifizierte Signaturerzeugung und -verifikation mit dem digiSeal server bis zum Versand an den
Rechnungsempfänger und zur Archivierung der Daten, wird von dem externen Anbieter
abgedeckt. „Unsere digiSeal-Signaturlösungen sind ganz auf die Erfordernisse ausgerichtet, die
der Produktivbetrieb einer ASP-Dienstleistung an eine solche Lösung stellt,“ erläutert Tatami
Michalek. „Wir freuen uns, dass Unternehmen wie Premiere Global Services, Bertelsmann
Arvato, Mercoline, SGH und Nowis ihren Kunden mit unserer Lösung einen entscheidenden
Mehrwert bieten können,“ so Michalek weiter.

Über secrypt

Die ISO 9001-zertifizierte secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung,
Beschleunigung und Sicherung digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer
elektronischer Signatur, Zeitstempel und Verschlüsselung und sorgt so für Authentizität,
Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen elektronischen Daten.

Geschäftsführung: RA Patrick Lieberkühn (Vertrieb und Geschäftsentwicklung), Dipl.-Ing. Tatami
Michalek (Marketing, Kommunikation und Organisation), Dipl.-Math. Matthias Schlede
(Forschung, Entwicklung und Produktion).

Kontakt:
Pressebüro secrypt, c/o public link GmbH, Katja Weinhold
Tel.: +49(0)30/443188-12, Fax: +49(0)30/443188-10, E-Mail: presse@secrypt.de