16. Oktober 2006

Beispiel Elektrogroßhandel und Touristik: eBilling kann so einfach sein

Bei Signaturlösungen für den elektronischen Rechnungsversand sind einfache und flexible Lösungen gefragt

Berlin am 16. Oktober 2006. Längst haben in Deutschland auch mittelständische Betriebe das Internet als wichtigen Vertriebskanal entdeckt: E-Commerce verzeichnet seit Jahren Wachstumsraten von bis zu 20 Prozent, Geschäftsprozesse werden Branchen übergreifend zum größten Teil digital abgebildet. Im Bereich der Buchhaltung halten zwei Drittel aller Unternehmen in Deutschland jedoch nach wie vor an der konventionellen Art der Datenübermittlung fest: so werden pro Jahr ca. 6 Mrd. Rechnungen auf dem Postwege verschickt.

Dabei kann E-Billing so einfach sein: „Die Befürchtung vieler Unternehmen, die Implementierung einer Signaturkomponente in das bestehende System sei kompliziert und kostenaufwändig, ist absolut unbegründet“, so Tatami Michalek, Geschäftsführer der secrypt GmbH aus Berlin. „Denn eine professionelle Signaturlösung lässt sich in nahezu jeden bestehenden digitalen Arbeitsprozess implementieren“, so Michalek weiter. Als eines der ersten Unternehmen hierzulande hat sich die secrypt GmbH vor knapp fünf Jahren auf Softwarelösungen zur Gewährleistung von Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit für sensible Dokumente und Daten in elektronischen Netzwerken, insbesondere für den elektronischen Rechnungsversand spezialisiert.

Beispiel SONEPAR Deutschland: Nachfrage seitens der Rechnungsempfänger

Die Firma SONEPAR Deutschland, Marktführer im deutschen Elektrogroßhandel, generiert Rechnungsdokumente aus einem eigenen System heraus und die Fakturierung erfolgt in den meisten Fällen via EDIFACT. „Der entscheidende Impuls zu dem Entschluss, eine Signaturkomponente in unser System zu integrieren um gesetzeskonforme elektronische Rechnungen erstellen zu können, kam letztendlich durch die Anfrage eines unserer Großkunden“, so Ulrich Burghoff, Prokurist bei der IT-Tochtergesellschaft SONEPAR Deutschland Information Services GmbH. In diesem Fall werden dem Kunden die Rechnungsdokumente als Einzel- oder Sammelrechnungen auf dem Kundenserver zum Download bereitgestellt.

Über den digiSeal server aus dem Hause secrypt wird die qualifizierte Signatur automatisch erzeugt und in das PDF-Dokument integriert. „Bei secrypt haben wir optimale Voraussetzungen vorgefunden - die Implementierung gestaltete sich einfach und die Kosten waren überschaubar“, freut sich Burghoff. „Im nächsten Schritt werden wir die Signaturlösung an unser gesamtes System adaptieren, um Rechnungen und EDI-Sammelrechnungen zukünftig auch per E-Mail an unsere Kunden versenden zu können“, so Burghoff weiter.

Beispiel Müller-Touristik: Kostenreduzierung auf beiden Seiten

Beim E-Billing ist das Einsparpotenzial beim Rechnungsempfänger sehr groß, denn die elektronischen Rechnungen können problemlos und entsprechend der Gesetzesvorgaben archiviert werden - die Papierablage entfällt. Außerdem spart die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen Zeit und Kosten. Auf Seiten des Rechnungsversenders bedeutet die elektronische Rechnungsstellung ebenfalls eine deutliche Reduzierung der Ausgaben: Je nach Rechnungsvolumen und Arbeitsprozess liegen die Kosten für die Rechnungsstellung auf dem Postwege zwischen 1,40 Euro und 15,00 Euro pro Rechnungsdokument. (Quelle: B&L Management und Consulting GmbH)

Dieses Einsparpotenzial hat auch der Reiseveranstalter Müller Touristik aus Münster erkannt: „Wir verschicken pro Jahr ca. 100.000 buchhalterisch relevante Dokumente“, so Carsten David, Prokurist bei Müller-Touristik. Rechnungen an die Partner-Reisebüros des Unternehmens werden von nun an mit dem digiSeal server per Massenverfahren signiert und dann auf elektronischem Wege versendet.

„Wir sparen dadurch mittelfristig einen Betrag in 5-stelliger Höhe und bieten den Reisebüros zudem einen beträchtlichen Mehrwert“, so David weiter. Denn schon wenige Sekunden nach der Reisebuchung erhält das Reisebüro die Rechnung / Buchungsbestätigung zukünftig per E-Mail, noch während der Kunde im Reisebüro sitzt. „Die Einbindung der Signatursoftware in unser Reservierungssystem gestaltet sich problemlos. Außerdem werden in der Reisebranche elektronische Rechnungen auf Empfängerseite mittlerweile gut angenommen: Wir erwarten eine Akzeptanz der elektronischen Rechnungen von ca. 80-90 Prozent - Tendenz steigend“, erläutert David.

digiSeal: eine Lösung für jede Anwendung

Die Signatursoftwarefamilie digiSeal von secrypt bietet dem Kunden eine gesetzeskonforme Lösung gemäß § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz. digiSeal-Komponenten unterstützen alle Signaturaustauschformate - auch den Faxversand signierter Dokumente - und arbeitet mit Signaturkarten aller deutschen Trustcenter.

Bei der Signaturerzeugung mit dem digiSeal server spielt es keine Rolle, in welchem Dateiformat eine Rechnung erzeugt wird (PDF, PDF/a, EDIFACT, XML, IDOC, FAX, TIFF etc.), oder über welchen Kanal sie zum Kunden gelangen soll (E-Mail, Internetportals, FTP, HTTP, X.400, FAX G3/G4 etc.). Für die Signaturverifikation bietet das Unternehmen verschiedene bedarfsgerechte Alternativen an, so z.B. den Verifikationsserver digiSeal verifier. Dieser prüft automatisiert alle standardkonformen Signaturformate, auch solche anderer Signaturkomponentenhersteller und erstellt eine GDPdU-konforme Prüfdokumentation für das Archiv.


Über die secrypt GmbH:

Die ISO 9001-zertifizierte secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung, Beschleunigung und Sicherung digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer elektronischer Signatur, Zeitstempel und Verschlüsselung und sorgt so für Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen elektronischen Daten.

Beispiele:

  • Rechnungssignatur gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz: Inhouse und für ASPs
  • Gesundheitswesen: Signatur-Lifecycle für das digitale Dokumentenarchiv
  • Verwaltung und Justiz: Elektronische Dokumenten-Signatur und –Beurkundung

Mit der Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier auszudrucken, verfügt secrypt über ein weltweit einzigartiges Alleinstellungsmerkmal. Weitere Infos unter www.secrypt.de.

Kontakt:
Pressebüro secrypt, c/o public link GmbH
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