18. August 2008

Elektronischer Rechnungsversand in Großbritannien – mit Signaturlösung aus Berlin

ASP-Dienstleister Microgen UK integriert für internationale E-Billing-Lösung den digiSeal server der secrypt GmbH in seinen E-Billing-Prozess

Berlin, 18. August 2008. In der EU sind die gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Versand von Rechnungen noch nicht standardisiert. So ist der Einsatz einer qualifizierten elektronische Signatur für den Versand einer Rechnung via E-Mail in Großbritannien beispielsweise nicht obligatorisch, damit diese für den Vorsteuerabzug gesetzlich anerkannt wird. Da im Zuge der Globalisierung jedoch auch Rechnungen kreuz und quer über den gesamten Kontinent verschickt werden, ist eine Signaturlösung, die den höchsten Standards entspricht, auch jenseits des Kanals gefragt.

„Der elektronische Rechnungsversand spielt in Großbritannien eine immer größere Rolle, gerade im Zusammenhang mit einem „Green Corporate Profile“, erläutert Chris Beed, Managing Director bei Microgen. Das börsennotierte Unternehmen betreut in erster Linie international operierende Kunden – deshalb war die Implementierung eines Signaturservers, der europäische Standards erfüllt enorm wichtig. „Für uns war in erster Linie entscheidend eine Signaturlösung zu finden, die sich bereits international bewährt hat und die sich problemlos in unser System integrieren lässt,“ sagt Beed. „Der digiSeal® server von secrypt erfüllt diese Kriterien und entspricht damit auch den Bedürfnissen unserer Kunden“.

Outsourcing: Externe Buchhaltung lohnt sich

Die Firma Microgen UK bietet als ASP-Dienstleister E-Billing-Lösungen für eine global operierende Klientel an. Denn auch im Vereinigten Königreich ziehen es viele international operierende Unternehmen vor, ihre Buchhaltung an einen externen Dienstleister auszulagern. Der Vorteil liegt hier wie dort auf der Hand: Wird das Rechnungswesen ausgegliedert, so kann neben der Rechnungsstellung mit Signatur und dem Versand auch die geforderte Signaturverifikation inklusive Prüfprotokollierung der elektronisch signierten Rechnungsdaten durch den externen Dienstleister erfolgen.

Die qualifizierte elektronische Signatur wird in dem Workflow des Microgen-Invoicing-Systems bei Bedarf erzeugt, nachdem das elektronische Rechnungsdokument aus den Kundendaten generiert worden ist. Bei Bedarf findet an dieser Stelle dann auch die Signaturprüfung für den Rechnungsempfänger statt. Dieser erhält per E-Mail die Aufforderung, die Rechnungsdaten von einem Server per Log-in über das Web abzurufen. Möglich ist der Abruf als PDF-Datei, im CSV-Format oder als HTML / XML-Dokument innerhalb von 90 Tagen. Bereits sechs Kunden von Microgen nutzen diesen zusätzlichen Service ab sofort.

Flexibilität im Dienste des Kunden: Signaturlösungen im Baukastenformat

Die Bedürfnisse der Kunden sind unterschiedlich: Der eine möchte, dass seine Rechnungsempfänger den Adobe Reader für die signierten PDF-Rechnungen nutzen können, ein anderer bevorzugt signierte EDIFACT-Daten in einer festen Lieferanten-Kunden-Beziehung und ein Dritter möchte die signierten Rechnungen per Fax verschicken. „Der digiSeal® server unterstützt alle Signaturaustauschformate, so auch den Faxversand signierter Dokumente“, erläutert secrypt-Geschäftsführer Marketing Tatami Michalek.

Der digiSeal® server bietet ebenfalls die Funktion der Signaturverifikation an, welche alle standardkonformen Signaturformate, auch solche anderer Signaturkomponentenhersteller automatisiert interpretieren und eine GDPdU-konforme Prüfdokumentation für das Archiv erstellen kann. „Die Befürchtung vieler Unternehmen, die Implementierung einer Signaturkomponente in das bestehende System sei aufwändig und teuer, ist absolut unbegründet“, so Tatami Michalek. „Eine professionelle Signaturlösung lässt sich problemlos in nahezu jeden bestehenden digitalen Arbeitsprozess integrieren“, erläutert Michalek.

Über secrypt

Die ISO 9001-zertifizierte secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung, Beschleunigung und Sicherung digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer elektronischer Signatur, Zeitstempel und Verschlüsselung und sorgt so mit der digiSeal®-Produktfamilie für Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen elektronischen Daten.

Beispiele:

  • Rechnungssignatur gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz: Inhouse und für ASPs
  • Gesundheitswesen: Signatur-Lifecycle für das digitale Dokumentenarchiv
  • Verwaltung und Justiz: Elektronische Dokumenten-Signatur und -Beurkundung

Mit der Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier auszudrucken, verfügt secrypt über ein weltweit einzigartiges Alleinstellungsmerkmal.

Geschäftsführung:

RA Patrick Lieberkühn (Vertrieb), Dipl.-Ing. Tatami Michalek (Marketing), Dipl.-Math. Matthias Schlede (Forschung & Entwicklung) (www.secrypt.de).