. Digitales Behördensiegel & elektronische Signatur in öffentliche Verwaltung
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Digitales Behördensiegel & elektronische Signatur in öffentliche Verwaltung

  • Sicher und rechtskonform signieren und siegeln – Gemäß EU-Verordnung eIDAS-VO, Vertrauensdienstegesetz (VDG) und Onlinezugangsgesetz (OZG)
  • Volle Datensouveränität – Dank „On-Premises“-Lösungen bleiben Ihre Dokumente bei Ihnen
  • Passend zu Ihrem Prozess – „Stand-alone“ oder als Integration in diverse Fachverfahren
  • IT-Ressourcen freundlich – Einfache Inbetriebnahme und Pflege
  • Geeignet für jede IT-Infrastruktur – Client-App, Terminal-Server oder Web-Anwendung
  • Wächst mit Ihrem Bedarf – Modulare und erweiterbare digiSeal®-Produktfamilie

Ihr Partner für E-Signatur-Lösungen

Die secrypt GmbH ermöglicht Kommunen einen einfachen und sicheren Start in die Welt der elektronischen Signatur und Siegelung. Von Clientlösungen an einzelnen Arbeitsplätzen bis hin zum Einsatz automatisierter Siegeldienste über mehrere Ämter hinweg, bieten wir Ihnen die passende Lösung.

Aktuelle Anwendungsfälle in Kommunen


Zentrale und automatisierte Siegelung von ausgehenden Dokumenten

Um bei hochwertigen bzw. schützenswerten Dokumentenarten – wie z.B. Bescheide, Gutachten, Pläne oder Rechnungen – Urhebernachweis und Manipulationsschutz zu gewährleisten, kann das automatisierte serverbasierte qualifizierte Siegeln eingesetzt werden.

Mitarbeitende können von ihrem Arbeitsplatz (Workstation) aus über ein digiSeal®-Signaturmodul (Client-App oder Webanwendung) die Siegelung eines Dokuments vornehmen. Nach der Authentifizierung der Siegelberechtigung wird das Dokument hierzu an den zentralen digiSeal®server übergeben und gesiegelt. Anschließend wird das gesiegelte Dokument wieder an das Signaturmodul zurückgegeben.

Von einem individuellen User-Rechtemanagement bis hin zur direkten Auslösung der Siegelung innerhalb von Fachverfahren, gibt es diverse Möglichkeiten das System an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Projektbeispiel: „Im Rahmen einer Ausschreibug zur Umsetzung der elektronischen Siegelung mit User-Authentifikation hat sich die Bezirksregierung Detmold im September 2023 für die digiSeal® Signaturlösung entschieden.“


Einsatz der elektronischen Signatur in Fachverfahren, z.B. Bau

Neben der elektronischen Siegelung findet auch die elektronische Signatur in immer mehr Verwaltungsbereichen Verwendung. Ein typisches Szenario stellt der Einsatz in Baufachverfahren dar.

Anstatt der handschriftlichen Unterschrift werden umlaufende und finale Dokumente wie Schreiben, Bescheide und Baupläne hier im digitalen Workflow signiert. Die digiSeal®-Signaturmodule können hierzu als „Stand-alone“ Lösung eingesetzt werden – d.h. der Mitarbeitende öffnet das zu signierende Dokument manuell in einem digiSeal®-Signaturmodul, signiert und legt dieses anschließend im gewünschten Verzeichnis oder Dokumenten Management System ab.

Alternativ bietet digiSeal® offene Schnittstellen, für die bereits diverse Integrationen in gängige Fachverfahren bestehen. Dadurch können Nutzer Dokumente effizient und medienbruchfrei im dokumentenführenden Fachverfahren signieren.

Case Study: „Einsatz der E-Signatur im Amt für Baurecht und Denkmalschutz der Stadt Heidelberg“

Hier herunterladen (PDF)


Öffentliche Bekanntmachungen qualifiziert elektronisch siegeln oder signieren

Die eigene Webseite stellt mittlerweile einen probaten Weg dar, um Bekanntmachungen wie Satzungen, Bauleitpläne und Allgemeinverfügungen zu kommunizieren.

Allerdings geht die Veröffentlichung von Dokumenten im Internet immer mit der Frage einher, wie sich dies sicher umsetzen lässt. Zusätzlich fordern manche Bundesländer, wie beispielsweise Baden-Württemberg, technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere eine qualifizierte elektronische Signatur, um diese gegen Verfälschung zu sichern (gemäß Artikel 5, §1 des Gesetzes zur Änderung kommunalverfassungsrechtlicher Vorschriften).

In unserem News-Beitrag erfahren Sie, wie unsere Kunden diese Fragestellung mit der Signatursoftware digiSeal®office lösen.

  • »Uns hat die Betriebsstabilität des E-Siegel-Prozesses über all unsere Scan-Standorte hinweg positiv überrascht!«

    Holger Wiegratz, Sparte Organisation und Personal
    Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)

Übersicht: Einsatzszenarien in der öffentlichen Verwaltung


E-Signatur in Fachverfahren und E-Akte

Fast jedes Verwaltungsverfahren benötigt eine rechtsgültige Unterschrift: Baubescheide und sonstige Dokumente am Arbeitsplatz einzeln oder im Stapel elektronisch unterschreiben.

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Ersetzendes Scannen von Papierakten

Bestandsakten und laufende Dokumentationen ersetzend inklusive Integritätsschutz und mit hohem Beweiswert einscannen (z.B. gemäß TR-RESISCAN) und in der E-Akte ablegen.

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E-Siegel

Elektronisches Behördensiegel für digitale Bescheide inklusive optionalem Rechtemanagement für siegelführende Mitarbeiter.

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Verifikation signierter Dokumente

Zentrale E-Signatur-Prüfung im Posteingang (Onlinezugangsgesetz (OZG) / „Pflicht zur Zugangseröffnung“ gemäß E-Government-Gesetz) mit digiSeal®server.

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Beweiswerterhaltung im E-Archiv

Beweiswerterhaltung digitaler Akten mit Zeitstempeln im elektronischen Archiv (z.B. Personenstandsregister) mit digiSeal®archive.

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Rahmenbedingungen

Politische und rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland und international ebnen den Weg zu durchgängig digitalen Verwaltungsprozessen ohne Papier. Dabei wird der Beweiswert digitaler Unterlagen mit elektronischen Signaturen, E-Siegeln und Zeitstempeln, die gemäß eIDAS-Verordnung EU-weit einheitlich geregelt sind, gewährleistet.

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