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Lösungsinfo (PDF)
eSignatur in SharePoint


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Digitale Business-Plattform ...
... mit digitaler Unterschrift komplett
 

Digitale Signatur für Microsoft SharePoint

In der Business Plattform SharePoint Dokumente digital signieren —
für mehr Sicherheit und weniger Medienbrüche

Ausgangslage

Sie nutzen bereits die Business Plattform Microsoft SharePoint für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen oder beabsichtigen dies in naher Zukunft. Dabei wickeln Sie Daten- und Dokumenten-Workflows elektronisch ab.

Herausforderung: Medienbrüche durch Unterschrifterfordernis

Ob Verträge, Prüfprotokolle oder Konstruktionszeichnungen: Viele digitale Dokumente müssen ausgedruckt werden, weil sie eine Unterschrift benötigen. Diese erfolgt in der Regel handschriftlich, was den digitalen Workflow unterbricht. Häufig scannt man das unterschriebene Dokument anschließend wieder ein. Das kostet viel Zeit und Ressourcen.

Lösung

Mit der elektronischen Signatur lassen sich die genannten Nachteile vermeiden – und die Compliance spürbar erhöhen. Sie ersetzt auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, zum Beispiel beim

  • Unterzeichnen eines Vertrags (eContract)
  • Abzeichnen eines Bauplans oder einer Konstruktionszeichnung
  • Freizeichnen einer Bestellung
  • Bestätigen einer Dienstanweisung
  • Billigen eines Urlaubsantrags
  • eBilling: Signieren und Schützen elektronischer Geschäftsrechnungen (auch Rechnungsdaten-Austauschformat ZUGFeRD (PDF/A mit eingebetteter XML-Datei))
  • ...
 
Mehrstufige Dokumentenfreigabe in SharePoint mit digitaler Signatur

Mehrstufige Dokumentenfreigabe in SharePoint
mit digitaler Signatur

In Microsoft SharePoint elektronisch signieren

Durch eine nahtlose Integration sind die digiSeal®-Signaturkomponenten nun direkt in SharePoint nutzbar. Die Lösung ist als „Out of the Box“-Erweiterung verfügbar und wird mit geringem Aufwand an die spezifischen Abläufe im Unternehmen angepasst. Dokumente aller Art, die auf Basis von SharePoint gespeichert sind, können so mit einer eSignatur versehen werden.

Signieren am Client: In kollaborativen Prozessen wird die clientbasierte Signatursoftware digiSeal® office eingesetzt. Damit erstellt der Anwender in Eigenverantwortung die Signatur auf dem elektronischen Dokument direkt aus SharePoint heraus.

Serverbasierte Signatur: Bei bestimmten standardisierten Prozessen (z.B. eBilling) kommt die serverbasierte Signaturlösung digiSeal® server zum Einsatz. Sie garantiert die lückenlose Nachvollziehbarkeit des Signaturprozesses, die dem Anwender transparent über die webbasierte Benutzeroberfläche von SharePoint dargestellt wird.

Immer die passende Signatur / Nutzung von Mitarbeiterausweisen & Signatur-Chipkarten

Je nachdem, welche Rechtswirkung entfaltet werden soll, kann man den passenden Signaturtyp wählen:

Die "fortgeschrittene" elektronische Signatur: Zur Absicherung interner Geschäftsprozesse ohne Schriftformerfordernis, wie z.B. das Freizeichnen einer Bestellung, reicht die sogenannte "fortgeschrittene" elektronische Signatur aus. Das Signaturzertifikat, das jeder Mitarbeiter erhält, kann z.B. auf einem Mitarbeiterausweis (Chipkarte) oder einem anderen beliebigen Datenträger, etwa der Festplatte, gespeichert werden.

Die "qualifizierte" elektronische Signatur (QES): Soll die Beweiskraft einer handschriftlichen Unterschrift erreicht werden, ist die sogenannte "qualifizierte" elektronische Signatur einzusetzen, z.B. beim Unterschreiben eines Arztbriefes. Ein entsprechend signiertes elektronisches Dokument kann nach §126a BGB in Deutschland die per Gesetz oder Verordnung notwendige Schriftform ersetzen. Der Gesetzgeber stellt hierbei höhere Sicherheitsanforderungen: Das Signaturzertifikat muss auf einer Signatur-Chipkarte ("Sichere Signaturerstellungseinheit") gespeichert sein, die der Nutzer mittels Registrierung bei einem Trustcenter ("Zertifizierungsdiensteanbieter") erhält.