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Lösungsinfo Dokumentenfreigabe mit elektronischer Signatur (PDF)

Case Study Salzburg AG (PDF)

 
Holpern oder gleiten?
Effiziente elektronische Dokumentenfreigabe
ersetzt Unterschrift auf Papier
 

Prozessbegleitende Dokumente
mit elektronischer Signatur freigeben

Arbeitsprozesse durchgängig digital gestalten sowie Compliance erhöhen

Die Durchgängigkeit digitaler Workflows bietet vielerlei Vorteile hinsichtlich Effizienz, Schnelligkeit, Kosten und erhöht die Compliance im Unternehmen.

Diesen Zielen steht ein wesentliches Hindernis im Weg: Viele prozessbegleitende Dokumente müssen ausgedruckt werden, weil sie eine Unterschrift benötigen, die in der Regel handschriftlich erfolgt – der digitale Workflow wird unterbrochen.

So verschlingen papiergebundene Freigabeprozesse viel Zeit und Ressourcen: Häufig werden die Unterlagen nach dem Unterzeichnen verzögert in die nächste Abteilung weitergeleitet – oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen, Effizienzeinbußen sind die Folge. Zudem sind die Kosten für die Archivierung hoch.

Durch den Einsatz der elektronischen Signatur wird die Unterbrechung der digitalen Arbeitsabläufe vermieden.

 

 „Das Umstellen vom papierbasierten auf den digitalen Dokumentenfreigabe-Prozess mit Einsatz von digiSeal® office von secrypt hat vielerlei Vorteile für uns. Wir beschleunigen den Ablauf und sparen damit Zeit und Kosten ein. Zudem ist immer klar, wo sich das Dokument gerade befindet. Damit erfüllen wir interne Compliance-Anforderungen. Für die Unterzeichner ist dieser Prozess eine enorme Erleichterung.“

Harald Zeirzer, IT-Projektleiter, Salzburg AG

 
Mehrstufiger Dokumentenfreigabe-Prozess mit elektronischer Signatur

Mehrstufiger Dokumentenfreigabe-Prozess
mit elektronischer Signatur

Integration der elektronischen Signatur
in vorhandenen Workflow

Für die technische Einbindung der digiSeal®-Signaturlösungen in bereits existierende oder neu aufzubauende IT-gestützte Arbeitsabläufe gibt es mehrere Alternativen: über die direkte Ansprache einer transparenten und komfortablen Programmierschnittstelle (API) bis hin zu Konnektoren für spezifische Business-Plattformen, die secrypt gemeinsam mit Partnern anbietet.

Selbst für einfache Workflow-Lösungen, beispielsweise auf Basis von Word-Templates, gibt es intelligente Möglichkeiten zur Einbindung von Signaturfunktionalitäten.

Beispiele

Die eSignatur ersetzt dabei die handschriftliche Unterschrift, zum Beispiel beim ...

  • Unterzeichnen eines Vertrages (eContract)
  • Unterschreiben eines QM-Dokumentes
  • Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung oder eines Bauplans
  • Freizeichnen einer Bestellung
  • Bestätigen einer Dienstanweisung
  • Billigen eines Urlaubsantrags
  • ...