Die elektronische Signatur als Serviceangebot
von Scan- und Archivdienstleistern
Moderne Serverlösung für hohen Durchsatz am Scanarbeitsplatz / Erprobte und international standardisierte Lösung für die Langzeit-Beweiswerterhaltung im elektronischen Archiv
Im Gesundheitsbetrieb werden riesige Bestandsaktenarchive aus Papier mit Milliarden von Dokumenten betrieben und täglich kommen viele Millionen Dokumente hinzu. Durch moderne rechtskonforme Verfahren für das Scannen und Archivieren sind folgende Verbesserungen umsetzbar:
- Abschaffung des Problems fehlender Akten und Dokumente
- Optimierung der Informationsverfügbarkeit im Behandlungs- und Versorgungsprozess
- Reduktion von Lagerungskosten
Stapelsignatur und Stichprobenprüfung direkt im Scan-Prozess
Ersetzendes Scannen und Signieren
Beim Scannen und Signieren im Gesundheitswesen ist derzeit zu unterscheiden zwischen Sozialversicherungen auf der einen Seite, die nach § 110d SGB IV Papierdokumente scannen, signieren und vernichten, und Leistungserbringern auf der anderen Seite, für die es einschlägige Branchenempfehlungen, z.B. von der GMDS, gibt. Für Leistungserbringer gilt die freie Beweiswürdigung gescannter Dokumente nach ZPO, die sich in der Praxis als hinreichend bewährt hat.
Das ersetzende Scannen von Patientenakten beim Scan-Dienstleister sollte nach einem festgelegten Verfahren erfolgen. Der mehrstufige Produktionsprozess einer digitalisierten Akte erfordert u.a. mehrere Schritte zur Qualitätssicherung. Der Mitarbeiter bestätigt am Ende dieser Prozesskette die ordnungsgemäße und vollständige Digitalisierung einer Akte durch eine personenbezogene qualifizierte elektronische Signatur.
Zudem sind Zeitstempel empfehlenswert, um einen gesicherten Nachweis zum Zeitpunkt des Scannens zu dokumentieren und dauerhaft zu managen. Um effizient und rechtskonform arbeiten zu können, ist eine einfach und spezifisch konfigurierbare Signaturanwendung für Stapel- (Signatursoftware digiSeal® office pro) oder Massensignatur (Signaturserver digiSeal® server) bewährt. Neben dem Funktionsumfang bietet die Kostenkontrolle einen Vorteil für Scan-Dienstleister und damit für ihre Kunden.
Langzeitmanagement signierter Daten
Sicheres Langzeitmanagement signierter Akten im elektronischen Archiv
Mit der von secrypt angebotenen Komponente digiSeal® archive wird im Zusammenspiel mit einem Archivsystem das Langzeitmanagement automatisch in der Einrichtung des Gesundheitswesens sichergestellt. Dieser Archivierungsprozess kann ein Outsourcing-Thema sein, wenn die Einrichtung, z.B. eine kleine Klinik, diese Vorgänge nicht selbst sicherstellen möchte. Unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben kann das Langzeitmanagement komplett beim Dienstleister erfolgen.
Mit dem Langzeitmanagement signierter Daten im Archiv wird das Ziel der Beweiswerterhaltung über die gesetzlich erforderlichen und zulässigen Zeiträume verfolgt. Dabei werden intelligente Hashbaum- und Zeitstempel-Verfahren nach dem ArchiSig-Konzept und dem internationalen Standard LTANS/ERS eingesetzt.